Mithilfe verschiedener Formeln können Sie den Personalbedarf Ihres Unternehmens berechnen.
Gutes Personal ist ein Schlüssel für Ihren unternehmerischen Erfolg. Denn motivierte und qualifizierte Mitarbeiter stellen sicher, dass Arbeitsabläufe und Aufträge zufriedenstellend erledigt werden. Eine professionelle und vorausschauende Personalbedarfsplanung ist deshalb ein wichtiges Element der HR-Strategie und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleibt.
Inhalt:
Personalbedarf Online Rechner
Personalbedarf = Gesamtaufwand / Mitarbeiterproduktivität
Personalentscheidungen sollten Sie nicht aus dem Bauch heraus treffen. Vielmehr sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob die Anzahl Ihrer Mitarbeiter ausreicht, um alle Posten zu besetzen. Gleichzeitig sollten Sie analysieren, ob in Ihrem Team die Qualifikationen und Kompetenzen vorhanden sind, die Ihr Unternehmen braucht.
Durch eine gute Personalbedarfsplanung können Sie einem Personalmangel und andersherum auch einem Personalüberschuss wirksam vorbeugen. Dabei helfen Formeln, den Bedarf an Mitarbeitern zu ermitteln.
In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie den Personalbedarf Ihres Unternehmens berechnen können und wann Sie solche Berechnungen durchführen sollten. Außerdem erfahren Sie, welche Formen des Personalbedarfs voneinander unterschieden werden.
Was genau bedeutet Personalbedarf?
Der Personalbedarf gibt an, wie viele und welche Mitarbeiter ein Unternehmen braucht, um seine Strategie und seine Ziele umsetzen zu können. Die Planung des Personalbedarfs zielt darauf ab, dass jederzeit passendes Personal in ausreichender Anzahl und mit den notwendigen Qualifikationen vorhanden ist.
Durch eine vorausschauende Personalplanung kann ein Unternehmen effizienter und wirtschaftlicher arbeiten. Denn Sie stellen frühzeitig fest, an welchen Stellen Personal und in welchen Bereichen Fachwissen fehlt. Genauso erkennen Sie, wo die Personaldecke zu dick ist. Dieses Wissen ermöglicht Ihnen, rechtzeitig zu reagieren und Ihre Personalkosten zu optimieren.
Dabei unterscheidet die Personalbedarfsplanung zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf:
Quantitativer Personalbedarf
Der quantitative Personalbedarf beziffert, wie viele Mitarbeiter Sie brauchen, um alle Posten in Ihrem Unternehmen zu besetzen. Als Größe bemisst er also die Anzahl der notwendigen Arbeitskräfte. Dabei gliedert sich der quantitative Personalbedarf in mehrere Arten:
- Der Einsatzbedarf muss immer vorhanden und verfügbar sein, damit alle anfallenden Arbeiten und Aufgaben erledigt werden können.
- Unvermeidbare Arbeitsausfälle, die zum Beispiel dadurch entstehen, dass Mitarbeiter erkranken oder freigestellt sind, soll der Reservebedarf auffangen.
- Scheiden Mitarbeiter planmäßig oder unvorhergesehen aus dem Unternehmen aus, ergibt sich für die frei gewordenen Stellen ein Ersatzbedarf.
- Wenn kurzfristig zusätzliches Personal benötigt wird, beispielsweise wegen saisonaler Spitzen oder Großaufträge, entsteht ein Zusatzbedarf.
- Ein Neubedarf ist die Folge, wenn durch organisatorische oder strukturelle Änderungen neue Stellen im Unternehmen geschaffen werden.
- Baut ein Unternehmen Stellen ab, führt das zu einem Minderbedarf in den jeweiligen Bereichen.
Den quantitativen Personalbedarf können Sie berechnen. Dazu gleich mehr.
Qualitativer Personalbedarf
Während der quantitative Personalbedarf die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ermittelt, konzentriert sich der qualitative Personalbedarf auf die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten des Teams. Er stellt also fest, welche Qualifikationen und Kompetenzen künftig vorhanden sein müssen, um die Unternehmensziele zu realisieren.
Für eine qualitative Personalbedarfsplanung führen Sie zunächst eine Ist-Analyse durch, die das vorhandene Fachwissen erfasst. Außerdem listen Sie die künftigen Leistungen und die damit verbundenen Anforderungen an die Mitarbeiter auf. Anschließend gleichen Sie ab, inwieweit die vorhandenen und die künftig benötigten Qualifikationen und Kompetenzen übereinstimmen.
Um Lücken zu schließen, können Sie entweder Maßnahmen der internen Personalentwicklung einsetzen oder neue Mitarbeiter einstellen. Im Unterschied zum quantitativen Personalbedarf können Sie den qualitativen Personalbedarf aber nicht berechnen. Die qualitative Personalbedarfsplanung ist vielmehr ein Schätzwert, der sich an bestimmten Schlüsselfragen orientiert und daraus entsprechende Maßnahmen ableitet.
Wann ist es ratsam, den Personalbedarf zu berechnen?
Ihre Personalabteilung wird vermutlich einen bestimmten Turnus haben, in dem der Personalbedarf in Ihrem Unternehmen ermittelt wird. Allerdings gibt es Situationen, in denen es sinnvoll ist, den Personalbedarf außerhalb der Reihe neu zu berechnen.
Dazu gehören diese:
Bei Neuausrichtung der Unternehmensstrategie
Erweitern Sie Ihre Produktpalette, bieten Sie neue Leistungen an oder nehmen Sie ein weiteres Tätigkeitsfeld dazu, ergeben sich zusätzliche Abläufe, Aufgaben und Herausforderungen. Dann sollten Sie prüfen, ob Ihr aktueller Personalbestand die neuen Arbeiten stemmen kann oder ob Sie Ihr Team vergrößern müssen.
Andersherum ist natürlich möglich, dass gewisse Leistungen künftig wegfallen. In diesem Fall müssen Sie überlegen, ob es Mitarbeiter gibt, die versetzt werden oder andere Aufgaben erhalten müssen.
Im Hinblick auf das Saisongeschäft
Je nachdem, in welchem Bereich Ihr Unternehmen tätig ist, kann der Arbeitsaufwand saisonal stark schwanken. Phasen, in denen Sie Ihre Kapazitäten erhöhen müssen, sind aber gut vorhersehbar. Planen Sie für diese Zeiten deshalb rechtzeitig saisonale Hilfskräfte ein, um die Spitzen abzufangen.
Nach Analyse der Altersstruktur im Unternehmen
Die Altersstruktur Ihres Teams sollten Sie gut im Blick haben. Denn auf diese Weise können Sie frühzeitig erkennen, in welchem Umfang Mitarbeiter aus Altersgründen aus Ihrem Unternehmen ausscheiden oder nur noch eingeschränkt zur Verfügung stehen werden.
Beachten Sie dabei aber nicht nur die Mitarbeiter, die in Ruhestand gehen. Denken Sie auch an jüngere Arbeitnehmer/-innen, die eine Familie gründen und sich Elternzeit nehmen.
Eine Analyse der Altersstruktur zeigt außerdem auf, wie die verschiedenen Altersklassen in Ihrem Unternehmen verteilt sind. Sind einzelne Gruppen unterrepräsentiert, können Sie daraus womöglich Maßnahmen für Ihre Recruiting-Strategie ableiten.
Bei Änderungen der wirtschaftlichen oder politischen Lage
Leeren sich die Auftragsbücher oder gehen die Umsätze zurück, bleibt das langfristig nicht ohne Folgen für den Personalbestand. Möglicherweise müssen Neueinstellungen verschoben oder Stellen abgebaut werden.
Auch politische Entscheidungen im Inland und Entwicklungen im Ausland können sich auf Ihr Unternehmen auswirken. Mitunter wird es dann notwendig, zeitnah zu reagieren und Ihre Personalstruktur anzupassen.
Wie lässt sich der Personalbedarf berechnen?
Bevor Sie damit beginnen, den Personalbedarf zu berechnen, sollten Sie festlegen, für welchen Zeitraum Sie planen. Ist Ihr Planungshorizont kurzfristig und bezieht sich auf weniger als ein Jahr, mittelfristig mit einem Zeitraum von einem bis drei Jahren oder langfristig?
Generell gilt, dass Ihre Personalbedarfsplanung umso präziser wird, je kürzer der Planungshorizont ist. Denn in einem überschaubaren Zeitfenster gibt es weniger Unbekannte, die das Ergebnis beeinflussen.
Den Personalbedarf für Ihr Unternehmen berechnen Sie dann in drei Schritten. Welche Schritte das sind und welche Formeln Sie dabei anwenden, zeigen wir Ihnen jetzt.
Schritt 1: Bruttopersonalbedarf berechnen
Der Bruttopersonalbedarf besagt, wie viele Mitarbeiter Sie insgesamt benötigen, um Ihre Unternehmensziele zu realisieren. Die Ziele stimmen Sie vorher mit der Geschäftsleitung ab. Bei den Zielen kann es sich zum Beispiel um einen bestimmten Umsatz, eine gewisse Anzahl an Kundenaufträgen oder ein definiertes Produktionsvolumen handeln.
Der Bruttopersonalbedarf ist ein sogenannter Sollwert oder Planwert. An dieser Stelle der Berechnung spielt noch keine Rolle, wie viele Mitarbeiter Sie derzeit beschäftigen und welche Veränderungen bei der Mitarbeiterzahl Sie erwarten. Um den Bruttopersonalbedarf zu berechnen, gibt es zwei Möglichkeiten.
1. Möglichkeit
Sie können den Bruttopersonalbedarf ausrechnen, indem Sie den Einsatzbedarf und den Reservebedarf addieren. Die Formel lautet also:
Der Einsatzbedarf ergibt sich, wenn Sie den gesamten Arbeitsaufwand durch die Arbeitsstunden pro Mitarbeiter teilen.
Einsatzbedarf = 2.500 Stunden : 125 Stunden pro Mitarbeiter = 20 Mitarbeiter
Damit Sie den Reservebedarf ausrechnen können, müssen Sie zuerst den sogenannten Verteilzeitfaktor ermitteln. Dieser Wert berücksichtigt alle Faktoren, die zu Verzögerungen bei den Abläufen in Ihrem Unternehmen führen könnten. Der Verteilzeitfaktor ist ein Prozentwert, den Sie berechnen, indem Sie die Fehlzeiten durch die realen Arbeitstage teilen und das Ergebnis anschließend mit 100 multiplizieren.
Bei den Fehlzeiten pro Mitarbeiter berücksichtigen Sie Krankheits- und Urlaubstage, gesetzliche Feiertage, aber auch Meetings und Schulungen. Dazu kommen dann noch die Wochenenden. Die realen Arbeitstage bleiben übrig, wenn Sie die Fehltage und die Wochenenden von den Tagen eines Kalenderjahres abziehen.
Fehlzeiten = 14 Krankheitstage + 30 Urlaubstage + 12 Feiertage + 4 Meetings = 60 Tage
Wochenenden = 105 Tage
Reale Arbeitstage = 365 Tage – 60 Fehltage – 105 Wochenendtage = 200 Tage
Verteilzeitfaktor = 60 Fehltage : 200 reale Arbeitstage x 100 = 30 %
Nun können Sie den Reservebedarf ausrechnen, indem Sie den Einsatzbedarf mit dem Verteilzeitfaktor multiplizieren.
Reservebedarf = 20 Mitarbeiter x 30 % = 6 Mitarbeiter
Nachdem Ihnen alle benötigten Werte vorliegen, können Sie die Variablen in die Formel einsetzen und den Bruttopersonalbedarf ausrechnen:
20 Mitarbeiter + 6 Mitarbeiter = 26 Mitarbeiter
2. Möglichkeit
Ein anderer Weg, um den Bruttopersonalbedarf zu berechnen, geht von den Stellen in Ihrem Unternehmen aus. Dabei werden zu den aktuell vorhandenen Stellen die Stellen addiert, die künftig benötigt und deshalb dazukommen werden. Andersherum werden die Stellen abgezogen, die in Zukunft entfallen. Bei dieser Variante rechnen Sie also mit dieser Formel:
Schritt 2: fortgeschriebenen Personalbestand berechnen
Der fortgeschriebene Personalbestand beziffert die Anzahl der Mitarbeiter, die zu dem Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen beschäftigt sein werden, für den Sie den Bruttopersonalbedarf ausgerechnet haben.
Planen Sie Ihren Personalbedarf zum Beispiel für das kommende Jahr, muss Ihnen bekannt sein, wie viele Mitarbeiter Ihr Team voraussichtlich in zwölf Monaten umfassen wird. An dieser Stelle müssen Sie auch die geplanten und voraussichtlichen Zu- und Abgänge berücksichtigen.
Planmäßige Zugänge können zum Beispiel entstehen, weil Sie bereits neue Mitarbeiter eingestellt haben oder Mitarbeiter aus der Elternzeit in den Betrieb zurückkehren. Andersherum resultieren planmäßige Abgänge etwa daraus, dass Mitarbeiter gekündigt haben oder in Rente gehen.
Den fortgeschriebenen Personalbestand berechnen Sie so:
Beschäftigen Sie derzeit zum Beispiel 25 Mitarbeiter, werden 3 neue Mitarbeiter Ihr Team ergänzen und wird ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, beträgt Ihr fortgeschriebener Personalbestand für den jeweiligen Zeitraum 27 Mitarbeiter.
Schritt 3: Nettopersonalbedarf berechnen
Durch den Bruttopersonalbedarf und den fortgeschriebenen Personalbestand wissen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie in Ihrem Unternehmen brauchen und wie viele Mitarbeiter Sie tatsächlich beschäftigen werden. Im dritten und letzten Schritt können Sie nun berechnen, wie viele Mitarbeiter Sie einstellen oder entlassen sollten, um Ihren Personalbedarf optimal zu decken.
Dieser Wert ist der sogenannte Nettopersonalbedarf. Er ergibt sich aus der Formel:
Die Berechnung des Nettopersonalbedarfs kann zu drei Ergebnissen führen:
- Positiv: Ist der Nettopersonalbedarf größer als 0, liegt eine Personalunterdeckung vor. Denn in diesem Fall beschäftigen Sie weniger Mitarbeiter als Sie bräuchten. Folglich sollten Sie versuchen, passende Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
- Null: Stimmt die Anzahl der benötigten Mitarbeiter mit Ihrem Personalbestand überein, besteht für den untersuchten Zeitraum kein Personalbedarf.
- Negativ: Bei einem Nettopersonalbedarf unter 0 gibt es eine Personalüberdeckung. Ihr Team zählt also mehr Mitarbeiter als notwendig. Bevor Sie über Entlassungen nachdenken, sollten Sie aber prüfen, ob Sie die Arbeitskräfte nicht an anderer Stelle oder in anderer Form einsetzen können.
