Für die Personalbedarfsermittlung rechnen Sie mit mehreren Formeln.
Die Personalbedarfsermittlung stellt fest, wie viele Mitarbeiter Sie brauchen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Auf dieser Basis können Sie anschließend eine Personalplanung durchführen, die sicherstellt, dass jederzeit genug Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen verfügbar sind.
Damit die anfallenden Arbeiten ordentlich und zeitnah erledigt werden können, brauchen Sie genug Mitarbeiter. Denn wenn Ihre Personaldecke zu dünn ist, bleiben Aufgaben liegen und Aufträge müssen verschoben oder sogar ganz abgesagt werden.
Eine ausreichende Anzahl an motivierten und qualifizierten Mitarbeitern ist also eine Grundvoraussetzung dafür, dass Sie Ihre Ziele erreichen und als Unternehmen erfolgreich agieren können. Deshalb ist wichtig, dass Sie regelmäßig eine Personalbedarfsermittlung durchführen. So behalten Sie im Blick, ob, wann und für welche Stellen Sie neue Mitarbeiter rekrutieren müssen.
Inhalt:
Die zwei Arten des Personalbedarfs
Eine regelmäßige Personalbedarfsermittlung sorgt in erster Linie dafür, dass Sie wissen, ob Sie genug Mitarbeiter haben. Gleichzeitig können Sie rechtzeitig eingreifen, wenn sich abzeichnet, dass Sie in absehbarer Zeit weiteres Personal brauchen werden.
Aber es gibt noch weitere Vorteile, wenn Sie Ihren Personalbedarf in regelmäßigen Abständen überprüfen:
- Ist Ihr Personalbedarf gedeckt, steigt die Effizienz. Ihre Maschinen sind ausgelastet, Arbeitsgeräte werden genutzt und die Abläufe können optimal aufeinander abgestimmt werden und ohne Unterbrechungen ineinandergreifen.
- Herrscht Personalmangel, müssen Ihre bestehenden Mitarbeiter Mehrarbeit leisten. Das erhöht den Stress und die Belastung, während die Motivation sinken kann. Eine vorausschauende Personalplanung kann deshalb zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
- Sie erkennen frühzeitig, ob ein Bedarf an Weiter- oder Fortbildungen besteht und können entsprechende Maßnahmen einleiten.
- Die Personalbedarfsermittlung hilft einerseits, die Personalkosten zu optimieren. Andererseits kann sie die Recruiting-Kosten senken. Denn meistens ist die Mitarbeitersuche umso teurer, je schneller Sie Stellen besetzen müssen.
Die Personalbedarfsermittlung berücksichtigt zwei verschiedene Aspekte. So geht es zum einen um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und zum anderen darum, welche Qualifikationen und Kompetenzen Ihre Mitarbeiter brauchen. Folglich wird zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf unterschieden.
Quantitativer Personalbedarf
Die Personalbedarfsermittlung in quantitativer Hinsicht soll klären, wie viele Arbeitskräfte Ihr Unternehmen braucht, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Dabei wird aber zwischen mehreren Kategorien unterschieden:
- Der Einsatzbedarf definiert die Anzahl der Mitarbeiter, die ständig verfügbar sein müssen.
- Der Reservebedarf beziffert die notwendigen Mitarbeiter, um Ausfälle von Kollegen auszugleichen.
- Mitarbeiter, die zum Beispiel in der Hauptsaison oder bei Großaufträgen einen akuten Mehrbedarf an Personal auffangen, werden durch den Zusatzbedarf erfasst.
- Erhöht sich der erforderliche Personalbestand, weil Ihr Unternehmen wächst oder Sie neue Tätigkeitsbereiche dazunehmen, legt der Neubedarf die entsprechende Mitarbeiterzahl fest.
- Der Ersatzbedarf hält fest, wie viele Mitarbeiter vorübergehend offene Stellen besetzen, beispielsweise als Krankheitsvertretung oder während der Elternzeit eines Kollegen.
Der quantitativen Personalbedarfsermittlung liegt eine Berechnung zugrunde. Wie Sie dabei vorgehen und welche Formeln Sie dafür nutzen, erklären wir gleich.
Qualitativer Personalbedarf
Beim qualitativen Personalbedarf geht es um die Frage, ob Ihre Mitarbeiter über die richtigen Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten verfügen, um ihre jetzigen und künftigen Aufgaben erledigen zu können.
Dazu definieren Sie:
- Welche Aufgaben stehen an und welche Ergebnisse sind dabei gefordert?
- Wie gestalten sich die Leistungen und Abläufe im Zuge der Aufgabenerfüllung?
- Welche Anforderungen müssen gegeben sein, um die Aufgaben erfüllen zu können?
Auf dieser Basis können Sie ableiten, welche Qualifikationen und Kompetenzen einzelne Mitarbeiter und ganze Teams brauchen. Zeigen sich Lücken, können Sie entweder Maßnahmen zur internen Personalentwicklung auf den Weg bringen oder entsprechend qualifizierte Fachkräfte einstellen. Die Analyse kann aber auch aufzeigen, dass Sie gewisse Qualifikationen künftig nicht mehr brauchen werden.
Der qualitative Personalbedarf basiert grundsätzlich auf Einschätzungen. Anders als beim quantitativen Personalbedarf können Sie bei der qualitativen Personalbedarfsermittlung keine Berechnung mit konkreten Zahlen durchführen.
Der richtige Zeitpunkt für eine Personalbedarfsermittlung
Generell macht es Sinn, den Personalbedarf in regelmäßigen Abständen zu ermitteln und zu planen. Denn während eine kurzfristige Planung mit einem Horizont bis zu einem Jahr recht präzise durchgeführt werden kann, ist eine Planung über drei oder fünf Jahre deutlich ungenauer. Schließlich können sich in der Zwischenzeit viele Einflüsse und Entwicklungen ergeben haben, die Sie nicht vorhersehen konnten.
Neben der turnusmäßigen Personalbedarfsermittlung gibt es aber auch Situationen, die Sie zum Anlass nehmen sollten, um Ihren Bedarf an Mitarbeitern zu überprüfen.
Dazu gehören vor allem diese:
Veränderte Unternehmensstrategie
Wenn die Geschäfte gut laufen, möchten Sie vielleicht die Leistungskapazitäten erhöhen, Ihre Wirkungsbereiche erweitern oder neue Projekte auf den Weg bringen. Solche strategischen Veränderungen gehen aber in aller Regel mit neuen oder zusätzlichen Aufgaben für Ihre Mitarbeiter einher. Auch die zeitlichen Ressourcen müssen oft angepasst werden.
Daher sollten Sie prüfen, ob Ihr Personalbestand ausreicht oder ob Sie neue Mitarbeiter einstellen müssen. Andersherum sollten Sie auch ermitteln, inwieweit Sie vorhandene Mitarbeiter anders einsetzen können. Fallen zum Beispiel gewisse Services in Zukunft weg, werden die Arbeitskräfte, die bisher dafür zuständig waren, an dieser Stelle künftig nicht mehr benötigt.
Andere Rahmenbedingungen
Die wirtschaftliche Lage kann sich unterschiedlich entwickeln. Ideal ist natürlich, wenn Ihre Auftragsbücher voll sind und die Nachfrage nach Ihren Leistungen stabil ist oder sogar steigt. In diesem Fall kann es notwendig sein, Ihren Personalbestand aufzustocken.
Andersherum können verschiedenste Krisenereignisse dazu führen, dass die Nachfrage sinkt und Aufträge storniert werden. Hält dieser Trend an, müssen Sie geplante Neueinstellungen womöglich verschieben und eventuell Stellen abbauen.
Auch politische Entscheidungen können Einfluss auf Ihre Personalplanung haben. Gesetzliche Vorgaben zu Produktionsabläufen, Produkten und Materialien, Lieferketten oder dem Rentenalter beispielsweise haben Folgen für Ihren Betrieb. Und andere Rahmenbedingungen verändert oft auch den Personalbedarf.
Saisonale Effekte
In vielen Branchen hängen die Auftragslage und das Arbeitsaufkommen stark mit der Saison zusammen. Der Bedarf an Mitarbeitern erhöht und reduziert sich in Intervallen.
Dass Sie in den Spitzenzeiten viele Mitarbeiter brauchen, während der Personalbedarf in ruhigen Phasen sinkt, können Sie gut kalkulieren. Allerdings sollten Sie auch überlegen, wo Sie die benötigten Saisonkräfte herbekommen und wie lange sie bei Ihnen bleiben sollen.
Altersstruktur
Im Zuge Ihrer Personalbedarfsermittlung sollten Sie auch die Altersstrukturen Ihrer Belegschaft ins Visier nehmen. Wie sind die Altersklassen verteilt? Gibt es Gruppen, die über- oder unterrepräsentiert sind?
Beschäftigen Sie zum Beispiel recht viele ältere Mitarbeiter, die bald in Rente gehen werden, könnte sich ein Personalmangel ergeben. Andersherum haben Sie womöglich einen Personalüberschuss, wenn zur gleichen Zeit viele jüngere Mitarbeiter aus der Elternzeit an ihre Arbeitsplätze zurückkehren.
Die Berechnungen bei der Personalbedarfsermittlung
Wie schon erwähnt, können Sie für die qualitative Personalbedarfsermittlung eine Berechnung durchführen. Dabei rechnen Sie zuerst den Bruttopersonalbedarf und anschließend den Nettopersonalbedarf aus.
Bruttopersonalbedarf berechnen
Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter Sie insgesamt brauchen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Bei diesem Ziel kann es sich zum Beispiel um die Herstellung einer gewissen Menge an Produkten oder die Bearbeitung einer definierten Anzahl an Aufträgen handeln.
Dabei ist der Bruttopersonalbedarf ein Sollwert, auch Planwert genannt. Mitarbeiter, die neu dazukommen oder Ihr Unternehmen verlassen werden, berücksichtigt er nicht. Um den Bruttopersonalbedarf zu berechnen, gibt es zwei Möglichkeiten.
Personalbedarfsermittlung brutto – Variante 1
Die erste Möglichkeit ist, dass Sie Bruttopersonalbedarf anhand des Einsatz- und des Reservebedarfs berechnen. Für den Reservebedarf brauchen Sie aber noch eine weitere Größe, nämlich den sogenannten Verteilzeitfaktor.
Die Rechenformeln für diese Variante der Berechnung lauten:
- Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
- Einsatzbedarf = Arbeitsaufwand : Arbeitsstunden pro Mitarbeiter
- Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
- Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten : tatsächliche Arbeitstage x 100
Einsatzbedarf
Für den Einsatzbedarf legen Sie den Arbeitsaufwand zugrunde, der mit Blick auf das Arbeitsaufkommen, den jeweiligen Auftrag oder die geplante Produktionsmenge entsteht. Dabei handelt es sich beim Arbeitsaufwand um eine Stundenzahl in einem bestimmten Zeitraum, zum Beispiel einem Monat.
Den Arbeitsaufwand teilen Sie anschließend durch die Arbeitszeit in Stunden, die ein Mitarbeiter im gleichen Zeitraum leistet.
2.400 Arbeitsstunden : 160 Arbeitsstunden pro Mitarbeiter = 15 Mitarbeiter
Verteilzeitfaktor
Ihre Mitarbeiter sind nicht an jedem Tag eines Kalenderjahres im Einsatz. Vielmehr haben sie auch Freizeit und Urlaub, fallen vielleicht krankheitsbedingt aus oder nehmen an Schulungen und betrieblichen Veranstaltungen teil. Außerdem gibt es im Jahresverlauf neben den Wochenenden auch Feiertage, an denen nicht gearbeitet wird.
Der Verteilzeitfaktor setzt als Prozentwert die Fehlzeiten ins Verhältnis zu den tatsächlichen Arbeitstagen.
Fehlzeiten = 30 Urlaubstage + 10 Feiertage + 8 Krankheitstage + 4 Schulungstage = 52 Tage
Wochenenden = 102 Tage
Tatsächliche Arbeitstage : 365 Kalendertage – 52 Fehltage – 102 Wochenendtage = 211 Tage
Verteilzeitfaktor = 52 Fehltage : 211 tatsächliche Arbeitstage x 100 = 24,5 %
Reservebedarf
Nachdem Sie den Einsatzbedarf und den Verteilzeitfaktor kennen, können Sie den Reservebedarf ausrechnen. Dazu multiplizieren Sie die beiden Werte miteinander.
15 Mitarbeiter Einsatzbedarf x 24,5 % Verteilzeitfaktor = 15 x 0,25 = 3,75
Aufgerundet beläuft sich Ihr Reservebedarf damit auf vier Mitarbeiter. Addieren Sie nun den Einsatzbedarf und den Reservebedarf, ergibt sich der Bruttopersonalbedarf.
15 Mitarbeiter Einsatzbedarf + 4 Mitarbeiter Reservebedarf = 19 Mitarbeiter
Personalbedarfsermittlung brutto – Variante 2
Die andere Möglichkeit, um den Bruttopersonalbedarf zu bestimmen, orientiert sich an den Arbeitsplätzen. Sie schauen sich zum Beispiel ein Team in einer Fachabteilung an. Zu der Anzahl der vorhandenen Stellen addieren Sie dann die Anzahl der künftig benötigten Stellen. Außerdem ziehen Sie die Stellen ab, die wegfallen werden.
Bruttopersonalbedarf = vorhandene Stellen + künftig benötigte Stellen – nicht mehr benötigte Stellen
10 Stellen + 4 Stellen – 1 Stelle = 13 Stellen
Fortgeschriebenen Personalbestand ausrechnen
Damit Sie den Nettopersonalbedarf berechnen können, ist noch ein Zwischenschritt notwendig. Sie brauchen nämlich noch den sogenannten fortgeschriebenen Personalbestand.
Diese Größe beziffert die Anzahl an Mitarbeitern, die in dem Zeitraum für Sie tätig sein werden, für den Sie den Bruttopersonalbedarf ermittelt haben. Bezieht sich Ihre Personalplanung zum Beispiel auf die nächsten sechs Monate, müssen Sie wissen, wie viele Mitarbeiter im kommenden halben Jahr zu Ihrem Team gehören werden.
Die Basis für den fortgeschriebenen Personalbestand bildet die Anzahl Ihrer aktuellen Mitarbeiter. Zu dieser Zahl addieren Sie die geplanten Zugänge. Bei den Zugängen kann es sich um bereits neu eingestellte Mitarbeiter handeln, die in Kürze ihren Stellen antreten. Auch Azubis, die Sie übernehmen werden, oder Angestellte, die nach einer Auszeit in den Betrieb zurückkehren, zählen dazu.
Gleichzeitig ziehen Sie die erwarteten Abgänge ab. Abgänge sind Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen verlassen, beispielsweise weil sie gekündigt haben, in Rente gehen oder an einen anderen Standort wechseln.
Personalbestand = 16 aktuelle Mitarbeiter + 4 Zugänge – 2 Abgänge = 18 Mitarbeiter
Nettopersonalbedarf berechnen
Im letzten Schritt können Sie nun die Personalbedarfsermittlung netto durchführen. Dazu ziehen Sie den fortgeschriebenen Personalbestand vom Bruttopersonalbedarf ab.
Ihre Personalbedarfsermittlung brutto hat ergeben, dass Sie 19 Mitarbeiter benötigen. Ihr Personalbestand für diesen Zeitraum beläuft sich auf 18 Mitarbeiter. Demnach haben Sie einen Nettopersonalbedarf von einem Mitarbeiter.
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
19 Mitarbeiter – 18 Mitarbeiter = 1 Mitarbeiter
Mögliche Maßnahmen nach der Personalbedarfsermittlung
Ihre Berechnungen können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Liegt Ihr Nettopersonalbedarf bei 0, haben Sie für den untersuchten Zeitraum bereits die benötigte Anzahl an Mitarbeitern. Sie sollten dann nur überprüfen, ob eventuell Weiterbildungen notwendig sind.
Anders sieht es aus, wenn Ihr Nettopersonalbedarf positiv oder negativ ausfällt. Denn in diesem Fall haben Sie zu viele oder zu wenig Mitarbeiter.
Personalbedarfsermittlung mit negativem Ergebnis
Ist Ihr Nettopersonalbedarf negativ, also kleiner als 0, beschäftigen Sie mehr Mitarbeiter, als Sie zur Zielerreichung brauchen. Trotzdem sollten Sie nicht gleich über Kündigungen nachdenken. Denn Mitarbeiter zu entlassen, sollte immer die letzte Option sein. Besser ist, wenn Sie die Situation anders lösen. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Sie gleichen die erwarteten Abgänge nicht aus. Verlassen Mitarbeiter Ihr Unternehmen, besetzen Sie diese Stellen also zunächst nicht neu.
- Möglicherweise können die Aufgaben innerhalb von Teams oder Abteilungen anders verteilt werden. Oft gibt es Teams, die zu viel zu tun haben, während andere Teams nicht ausgelastet sind.
- Klären Sie ab, ob einzelne Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens versetzt werden können.
- Sie können zusätzliche Arbeitszeitmodelle anbieten, zum Beispiel Teilzeit.
Personalbedarfsermittlung mit positivem Ergebnis
Bei einem positiven Nettopersonalbedarf, also einer Zahl größer als 0, brauchen Sie zusätzliche Mitarbeiter. Dabei sollten Sie zeitnah mit der Suche beginnen. Denn auf einem Arbeitsmarkt, auf dem ein Mangel an Fach- und Führungskräften herrscht, kann es dauern, bis Sie die richtigen Mitarbeiter gefunden haben und einstellen können.
