Ersten Mitarbeiter einstellen? Achten Sie auf folgende Punkte

Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ein paar Formalitäten beachten.

Ihr Geschäft läuft so gut, dass Sie die Arbeit alleine nicht mehr schaffen? Wenn sich Ihr Kundenstamm vergrößert, wird es Zeit, dass auch Ihr Team wächst. Doch worauf müssen Sie achten, wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen? Welche Unterlagen brauchen Sie dafür? Und wo melden Sie Ihren Mitarbeiter an? Wir klären auf!

Wenn Sie bislang alleine gewerkelt haben und dabei so erfolgreich waren, dass Sie nun helfende Hände brauchen, ist das natürlich eine sehr erfreuliche Entwicklung. Doch den ersten Mitarbeiter einzustellen, ist ein großer Schritt, der gut überlegt sein will. Schließlich gehen Sie als Arbeitgeber Verpflichtungen ein.

In diesem Beitrag haben wir zusammengestellt, was Sie beachten sollten und wie Sie am besten vorgehen.

Wer darf überhaupt Mitarbeiter einstellen?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen Personal einstellen. Voraussetzung ist aber, dass eine Betriebsnummer vorhanden ist.

Die Betriebsnummer ist zum einen erforderlich, damit Sie Ihre Mitarbeiter bei den Sozialversicherungen anmelden können. Zum anderen werden die Betriebsnummern von Unternehmen verwendet, um Beschäftigten-Statistiken zu erstellen.

Ihre Betriebsnummer bekommen Sie kostenfrei vom Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesarbeitsagentur. Den entsprechenden Antrag können Sie über ein Online-Formular, telefonisch, per E-Mail, Fax oder auf dem Postweg stellen. Innerhalb von drei Werktagen sollte Ihr Antrag bearbeitet werden.

Damit Ihnen eine Betriebsnummer zugeteilt werden kann, müssen Sie folgende Angaben machen:

Sollte sich später der Inhaber, die Anschrift oder der wirtschaftliche Schwerpunkt ändern, müssen Sie den Betriebsnummern-Service darüber informieren.

Als Selbstständiger Mitarbeiter einstellen

Auch Selbstständige dürfen Mitarbeiter einstellen. Allerdings kann es einen Unterschied machen, ob Sie als Gewerbetreibender oder Freiberufler tätig sind. Denn wenn Sie als Freiberufler Personal beschäftigen, kann es sein, dass das Kriterium der Eigenständigkeit nicht mehr erfüllt ist und Sie Ihren Status verlieren.

Zu den freien Berufen gehören hauptsächlich wissenschaftliche, künstlerische und erzieherische Tätigkeiten, die selbstständig und eigenverantwortlich ausgeübt werden. Ein großer Vorteil für Freiberufler ist, dass sie keine Gewerbesteuer bezahlen müssen und für die Steuererklärung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt.

Generell sollten Sie abwägen, ob sich der Aufwand für Sie lohnt. Stellen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter ein, erhöhen sich Ihre laufenden Kosten. Außerdem müssen Sie die Mitarbeiter anmelden und sich regelmäßig um die Lohnabrechnung kümmern. Je nachdem, um welche Aufgaben es geht, kann daher eine Überlegung wert sein, einen Dienstleister in Anspruch zu nehmen, der sich dann zum Beispiel um die Buchhaltung kümmert.

Was sollten Sie bedenken, bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen?

Ist Ihr Unternehmen bereit, den nächsten großen Schritt zu machen und Personal zu beschäftigen, sollten Sie im Vorfeld ein paar Punkte durchdenken. Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, schaffen Sie nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern übernehmen damit auch Verantwortung. Deshalb sollten Sie sich damit befassen, welche Verpflichtungen Sie als Arbeitgeber haben.

Außerdem sollten Sie erst dann mit der Suche nach einem passenden Mitarbeiter beginnen, wenn Sie wissen, in welchem Umfang Sie Unterstützung brauchen und wie viel Sicherheit Sie bieten können.

Vor allem folgende Aspekte spielen eine Rolle:

Anstellungsart

Wenn Sie einen ersten Mitarbeiter einstellen wollen, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Anstellungsarten. Brauchen Sie jemanden, der täglich mit anpackt oder genügt eine Aushilfe, die Sie nur stundenweise unterstützt? Neben dem zeitlichen Umfang unterscheiden sich die Anstellungsarten auch in den Kosten, die sie verursachen.

Zur Auswahl stehen folgende Varianten:

Vollzeit

Eine Vollzeitkraft bringt fachliches Wissen mit und ist 40 Stunden pro Woche für Sie tätig. Die Lohnnebenkosten für Sie als Arbeitgeber belaufen sich bei einem Mitarbeiter in Vollzeit auf ungefähr 20 Prozent seines Bruttogehalts.

Teilzeit

Jede Tätigkeit mit einer Arbeitszeit von weniger als 40 Stunden pro Woche gilt als Teilzeitbeschäftigung. Ein Mitarbeiter in Teilzeit arbeitet also in einem geringeren Umfang als ein Mitarbeiter in Vollzeit. Ihre Lohnnebenkosten bleiben prozentual gesehen bei einer Teilzeitkraft aber genauso hoch wie bei einer Vollzeitkraft.

Midijob

Ein Midijob ist im sogenannten Übergangsbereich zwischen einem sozialversicherungsfreien und sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis angesiedelt. Das monatliche Entgelt bewegt sich deshalb in einem Rahmen zwischen 520,01 und 1.600 Euro. Wie hoch die Lohnnebenkosten für Sie ausfallen, richtet sich nach der Höhe des Gehalts.

Minijob

Zu den Minijobbern zählen geringfügig und kurzfristig Beschäftigte. Bei einer geringfügigen Beschäftigung darf das monatliche Entgelt die Grenze von 520 Euro nicht überschreiten. Beim derzeitigen gesetzlichen Mindestlohn kann ein Minijobber rund 43 Stunden pro Monat für Sie tätig werden.

Bei einem kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis ist die Dauer auf 70 Arbeitstage begrenzt. Halten Sie die Grenzen ein, fallen keine Lohnnebenkosten an.

Werkstudent

Werkstudenten dürfen maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten. Stellen Sie einen Werkstudenten ein, sind die Lohnnebenkosten geringer, denn Sie müssen keine Beiträge in die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung einzahlen. Es werden nur Beiträge in Höhe von 9,3 % des Bruttogehalts für die Rentenversicherung fällig. Ihr Werkstudent bezahlt einen Rentenversicherungsbeitrag in gleicher Höhe.

Praktikum

Die Arbeitszeit während eines Praktikums entspricht dem Umfang einer Vollzeitbeschäftigung. Fachwissen kann ein Praktikant zwar oft nicht vorweisen. Aber dafür sind Ihre Kosten gering. Außerdem gewinnen Sie auf diese Weise eventuell einen Mitarbeiter, der Sie später als Fachkraft unterstützen kann.

Pflichtpraktika müssen Sie gar nicht entlohnen. Bei freiwilligen Praktika wird eine Vergütung fällig, wenn das Praktikum länger als drei Monate dauert.

Zeitliche Befristung

Können Sie noch nicht abschätzen, ob Sie Ihren Mitarbeiter dauerhaft brauchen werden und beschäftigen können, ist ein befristeter Arbeitsvertrag eine Überlegung wert. Sollte etwas schiefgehen, endet dieser Arbeitsvertrag automatisch, wenn der Stichtag der Befristung erreicht ist. Hat sich Ihr Unternehmen hingegen weiterhin gut entwickelt und möchten Sie den Mitarbeiter behalten, können Sie seinen Arbeitsvertrag verlängern und das Arbeitsverhältnis in eine unbefristete Beschäftigung verwandeln.

Gemäß § 14 TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz) ist die Befristung des Arbeitsvertrags auf bis zu zwei Kalenderjahre ohne besonderen Grund zulässig. In den ersten vier Jahren nach der Gründung Ihres Unternehmens und bei bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gelten noch längere Zeitspannen.

Soll das befristete Arbeitsverhältnis darüber hinaus andauern, müssen Sie die Befristung sachlich begründen. Welche Gründe dafür infrage kommen, ist im Gesetz benannt.

Ihre Kosten

Das Einstellen und Anmelden Ihres ersten Mitarbeiters kostet Sie in erster Linie Zeit. Denn es ist mit Aufwand verbunden, die Formalitäten zu erledigen. Möchten Sie sich die Arbeit sparen, können Sie einen Steuerberater damit beauftragen. In diesem Fall müssen Sie aber die Leistungen des Steuerberaters bezahlen.

Kosten können außerdem schon im Vorfeld entstehen. Bevor Sie einen ersten Mitarbeiter einstellen können, müssen Sie ihn schließlich zunächst finden. Je nachdem, welche Kanäle Sie für die Mitarbeitersuche nutzen, variiert das benötigte Budget.

Suchen Sie über die sozialen Medien nach Personal, sind die Ausgaben oft niedriger, als wenn Sie zum Beispiel klassische Stellenanzeigen veröffentlichen. Andererseits steigen die Kosten, je länger Sie die Stelle nicht besetzen können. Deshalb müssen Sie abwägen, ob es nicht sinnvoller ist, mehr Geld in die Mitarbeitersuche zu investieren, um sie zu verkürzen.

Haben Sie Ihren Mitarbeiter gefunden, kommt zum einen sein monatliches Arbeitsentgelt auf Sie zu. Zum anderen müssen Sie Arbeitgeberbeiträge in die Sozialversicherungen bezahlen. Wie hoch diese ausfallen, hängt von der Anstellungsart und der Höhe des Entgelts ab.

Für bestimmte Arbeitnehmer können Sie Fördermittel bei der Bundesarbeitsagentur beantragen. So gibt es zum Beispiel einen staatlichen Zuschuss, wenn Ihr Mitarbeiter mindestens 50 Jahre alt ist, eine Behinderung hat oder langzeitarbeitslos war. Auch die Einstiegsqualifizierung von Jugendlichen wird gefördert. Durch die verschiedenen Förderprogramme können Sie Ihre Kosten senken.

Welche Unterlagen brauchen Sie, damit Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen und anmelden können?

Haben Sie den richtigen Mitarbeiter gefunden und sich dazu entschieden, ihn einzustellen, brauchen Sie ein paar Daten und Unterlagen. Bevor die Zusammenarbeit starten kann, müssen nämlich Formalitäten erledigt werden. Sie sollten Ihre Betriebsnummer zur Hand haben. Und von Ihrem Mitarbeiter brauchen Sie Folgendes:

Am besten bereiten Sie einen Fragebogen vor, in den Ihr neuer Mitarbeiter diese Daten eintragen kann. So haben Sie alles übersichtlich griffbereit, was Sie für die Anmeldung brauchen.

Wechselt der Mitarbeiter von einem anderen Arbeitgeber zu Ihnen, benötigen Sie die Urlaubsbescheinigung vom vorhergehenden Arbeitgeber. Daraus können Sie entnehmen, wie hoch der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das laufende Kalenderjahr noch ist.

Je nachdem, wen Sie als ersten Mitarbeiter einstellen und in welcher Branche Sie tätig sind, können außerdem folgende Unterlagen erforderlich sein:

Ein weiteres, sehr wichtiges Dokument ist der Arbeitsvertrag. Diesen können Sie grundsätzlich selbst aufsetzen. Einfacher und sinnvoller ist aber, wenn Sie auf rechtssichere Vorlagen zurückgreifen. Damit sind auch mögliche Vorgaben aus einem geltenden Tarifvertrag abgedeckt. Fertigen Sie den Arbeitsvertrag zweifach aus. Ein Exemplar behalten Sie, das andere Exemplar bekommt Ihr Mitarbeiter.

Welche Meldepflichten müssen Sie beachten?

Es ist unerlässlich, dass Sie Ihren neuen Mitarbeiter regelkonform anmelden. Andernfalls verstoßen Sie gegen Ihre Pflichten als Arbeitgeber und riskieren jede Menge Ärger mit verschiedenen Ämtern und Behörden.

Die Anmeldung nimmt zwar etwas Zeit in Anspruch, weil Sie sich an mehrere Stellen wenden müssen.

Aber unterm Strich ist alles halb so wild:

Sozialversicherung

Zur Sozialversicherung melden Sie Ihren Mitarbeiter über seine Krankenkasse an. Die jeweilige Krankenkasse kümmert sich darum, dass die Sozialversicherungsabgaben eingezogen werden. Für die Anmeldung brauchen Sie Ihre Betriebsnummer und von Ihrem Mitarbeiter eine Kopie des Sozialversicherungsausweises und die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse.

Nicht bei jeder Anstellungsart werden Sozialversicherungsbeiträge fällig. Wenn Sie nicht ganz sicher sind, ob Sie Ihren Mitarbeiter anmelden müssen, fragen Sie einfach bei seiner Krankenkasse nach. Dort erhalten Sie Auskunft.

Finanzamt

Damit Sie die Höhe der Lohnsteuer ermitteln können, müssen Sie die Steuerklasse Ihres Mitarbeiters kennen. Dafür melden Sie Ihren Mitarbeiter für das sogenannte ELStAM-Verfahren beim Finanzamt an.

Die Anmeldung ist entweder über das Programm ELSTER oder Ihre eigene Lohnabrechnungssoftware möglich. Das ELStAM-Verfahren ermöglicht, die Lohnsteuerabzugsmerkmale Ihres Mitarbeiters elektronisch abzurufen.

Berufsgenossenschaft

Bei der Berufsgenossenschaft müssen Sie Ihren Mitarbeiter ebenfalls melden. Das ist notwendig, damit der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung greift.

Wenn Sie Lebensmittel herstellen, verarbeiten oder verkaufen, ist außerdem eine Anmeldung beim Gesundheitsamt vorgeschrieben. Dafür brauchen Sie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von Ihrem Mitarbeiter. Diese Bescheinigung stellt ein Arzt aus.

Ersten Mitarbeiter einstellen: der Ablauf in der Übersicht

Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie einige Dinge beachten.

Damit nichts in Vergessenheit gerät, haben wir den Ablauf noch einmal für Sie zusammengefasst:

1. Mitarbeiter finden

Zunächst einmal müssen Sie den richtigen Mitarbeiter finden. Überlegen Sie sich, in welchem Umfang Sie Unterstützung brauchen und ob das Arbeitsverhältnis zeitlich befristet sein soll. Anschließend können Sie verschiedene Kanäle nutzen, um gezielt nach passenden Bewerbern zu suchen.

2. Betriebsnummer beantragen

Als Arbeitgeber unterliegen Sie einer Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse. Damit Sie Ihrer Meldepflicht nachkommen können, brauchen Sie eine Betriebsnummer. Diese beantragen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. Haben Sie Ihre Betriebsnummer, können Sie Mitarbeiter einstellen und Arbeitsverträge abschließen.

3. Unterlagen des Mitarbeiters zusammenstellen

Für den Arbeitsvertrag und die Anmeldung brauchen Sie einige Angaben. Dazu gehören unter anderem die persönlichen Daten, die Steuer-ID und die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse Ihres Mitarbeiters.

4. Arbeitsvertrag abschließen

Um Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen, setzen Sie einen Arbeitsvertrag auf. Er regelt die Rechte und Pflichten beider Seiten.

5. Mitarbeiter anmelden

Damit alles seine Richtigkeit hat, müssen Sie Ihren Mitarbeiter anmelden, und zwar bei diesen Stellen:

Je nach Branche können weitere Anmeldungen notwendig sein, zum Beispiel beim Gesundheitsamt.

6. Ggf. Fördergelder beantragen

Verschiedene Förderprogramme federn die Kosten ab, wenn Sie einen Mitarbeiter aus einer bestimmten Personengruppe einstellen. Erkundigen Sie sich bei der Arbeitsagentur, ob es Fördermöglichkeiten gibt, die Sie nutzen können.

7. Mitarbeiter einarbeiten

Nehmen Sie sich in der Anfangsphase genug Zeit, um Ihren Mitarbeiter gründlich einzuarbeiten. Ein gelungener Start stellt die Weichen für eine Zusammenarbeit, die erfolgreich verläuft und lange anhält. Fühlt sich der Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz nicht wohl, wird er nicht bleiben und Sie müssen die Mitarbeitersuche von vorne beginnen.