Qualitative Personalbedarfsplanung: Ziele, Vorgehen, Maßnahmen

Die qualitative Personalbedarfsplanung will den künftigen Bedarf an Fachwissen ermitteln.

Die Planung des Personalbedarfs bildet die Grundlage der Personalplanung. Jedes Unternehmen muss ermitteln, wie viele Mitarbeiter jetzt und in Zukunft benötigt werden, damit alle Arbeiten und Aufträge erledigt werden können. Gleichzeitig muss es klären, ob die vorhandenen Mitarbeiter über die entsprechenden Qualifikationen verfügen oder ob neue Fach- und Führungskräfte gesucht und eingestellt werden müssen.

Das richtige Personal ist ein Schlüssel für den Unternehmenserfolg. Es sollte immer sichergestellt sein, dass die anstehenden Arbeiten von kompetenten Mitarbeitern ausgeführt werden können.

Doch in einem Zeitalter, in dem die Digitalisierung stetig voranschreitet, unterliegen nicht nur die Abläufe im Tagesgeschäft, sondern mitunter ganze Berufsbilder einem schnellen und fortwährenden Wandel. Dadurch verändern sich auch die Anforderungen an Ihr Personal und somit gleichermaßen an Ihren Personalbedarf.

Zu Ihren Zielen wird natürlich gehören, qualifizierte, motivierte und engagierte Arbeits-, Fach- und Führungskräfte in Ihren Reihen zu haben. Und um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie in regelmäßigen Abständen eine qualitative Personalbedarfsplanung durchführen.

Was es damit auf sich hat und worauf es dabei ankommt, erklären wir in diesem Beitrag!

Worum geht es bei der qualitativen Personalbedarfsplanung?

Für den Personalbedarf in einem Unternehmen sind zwei Faktoren ausschlaggebend. So spielt zum einen eine Rolle, wie viele Mitarbeiter in dem Unternehmen beschäftigt sind. Denn damit die Aufgaben in einem bestimmten Zeitfenster erledigt werden können und die Abläufe im Tagesgeschäft nicht ins Stocken geraten, müssen die einzelnen Posten mit ausreichender Deckung besetzt sein.

Zum anderen ist sehr wichtig, wie qualifiziert und kompetent die Mitarbeiter sind. An dieser Stelle knüpft der qualitative Personalbedarf an. Ausgehend von den verschiedenen Aufgaben, legt er fest, welche Kenntnisse und Fähigkeiten im Unternehmen benötigt werden.

Aber: Die quantitative Personalbedarfsplanung, also die Anzahl der benötigten Mitarbeiter, ist eine Größe, die Sie präzise ausrechnen können. Im Unterschied dazu basiert die qualitative Personalbedarfsplanung in erster Linie auf Überlegungen und führt bestenfalls zu einem Schätzwert.

Bei der Planung Ihres qualitativen Personalbedarfs führen Sie keine Berechnungen durch. Stattdessen beantworten Sie Schlüsselfragen und leiten daraus sinnvolle Maßnahmen ab.

Welche Aspekte stehen bei der qualitativen Personalbedarfsplanung im Mittelpunkt?

Die Basis für eine qualitative Personalbedarfsplanung schaffen zwei zentrale Aspekte. Der erste Kernaspekt sind die wesentlichen Aufgabenbereiche in Ihrem Unternehmen. Die Tätigkeitsfelder bestimmen darüber, welche Qualitäten in Ihrem Unternehmen benötigt und gefragt sind.

Bevor Sie damit beginnen, den Personalbedarf zu planen, sollten Sie also zuerst die verschiedenen Tätigkeiten und Positionen im Betrieb auflisten. Auf dieser Grundlage können Sie die dafür notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten ermitteln.

Den zweiten Kernaspekt bilden die Qualifikationen und Kompetenzen. An dieser Stelle steht die fachliche Eignung Ihrer Mitarbeiter im Mittelpunkt. Schließlich ist sie die Grundvoraussetzung dafür, dass die Arbeiten und Aufgaben ordentlich und sachgerecht erledigt werden.

Allerdings sollten Sie nicht nur die fachliche Eignung berücksichtigen. Für die qualitative Personalbedarfsplanung sind neben den sogenannten Hard Skills auch die Soft Skills von großer Bedeutung.

Überlegen Sie, welche persönlichen Eigenschaften und sozialen Merkmale für den Betrieb relevant sind. Dabei können Sie von Ihrem bestehenden Team ausgehen und abwägen, welche Typen eine ideale Ergänzung wären und welche Charaktere noch gar nicht vertreten sind.

Ein weiterer Punkt, den Sie bei Ihren Überlegungen unbedingt berücksichtigen sollten, sind Ihre Unternehmensziele. Die Werte und die Strategie Ihres Unternehmens entscheiden mit, wie sich Ihr Team zusammensetzen sollte.

Auch die künftige Entwicklung Ihres Unternehmens, betriebsinterne Vorhaben sowie Trends in der Branche und der Wirtschaft sollten Sie bei der qualitativen Personalbedarfsplanung im Blick haben. Denn solche Faktoren können dazu führen, dass in einigen Abteilungen künftig andere Kenntnisse und Fähigkeiten notwendig sind als heute.

Was sind Schlüsselfragen für die qualitative Personalbedarfsplanung?

Wie vorhin schon kurz angedeutet, können Sie den qualitativen Personalbedarf, anders als den quantitativen Personalbedarf, nicht als Rechengröße ermitteln. Stattdessen analysieren Sie den Ist-Zustand unter Beachtung künftiger Entwicklungen und gleichen anschließend die notwendigen Anforderungen mit den vorhandenen Qualifikationen in Ihrem Team ab.

Dazu können Sie die folgenden Schlüsselfragen zugrunde legen:

In welchen Aufgabenbereichen sollten Kompetenzen ausgebaut werden?

Zunächst sollten Sie Ihr vorhandenes Team genau unter die Lupe nehmen. Denn die Mitarbeiter, die derzeit für Sie tätig sind, bilden den Ausgangspunkt für Ihren Personalbedarf in der Zukunft. Ihre Personalbedarfsplanung muss also auf dem aktuellen Mitarbeiterstand aufbauen. Andernfalls macht die Planung keinen Sinn.

Mit solchen Fragen können Sie herausfinden, wo noch Potenzial schlummert.

Kann das vorhandene Personal die Anforderungen erfüllen?

Eine Optimierung sollten Sie in den eigenen Reihen beginnen. Eventuell besteht die Möglichkeit, an einigen Stellen anzusetzen, um die Qualität Ihres Teams auf diese Weise zu erhöhen. Schulungen, Seminare und Weiterbildungen können dabei die richtigen Instrumente sein.

Stellen Sie neue Mitarbeiter ein, müssen Sie nicht nur einen Recruiting-Prozess durchlaufen. Stattdessen steigen auch die Personalkosten. Außerdem dauert es seine Zeit, bis sich neue Mitarbeiter eingearbeitet haben. Das bereits vorhandene Personal kennen Sie schon und wissen, was es kann. Daher sollten Sie auf jeden Fall prüfen, ob die benötigten Kenntnisse nicht durch die eigenen Leute abgedeckt werden können.

Welches Fachwissen braucht das Unternehmen?

Der entscheidende Punkt bei der qualitativen Personalbedarfsplanung ist natürlich die Frage, welche Qualität Sie erreichen wollen.

Je präziser Sie definieren, welches fachliche Wissen und Können Sie in Ihrem Unternehmen benötigen, desto gezielter können Sie Ihren Bedarf planen.

Wo sollen welche Qualifikationen eingesetzt werden?

Dass Sie wissen, welche Kenntnisse und Fähigkeiten benötigt werden, ist ein guter Anfang. Doch mindestens genauso wichtig ist, dass Sie definieren, wo die Kompetenzen zum Einsatz kommen sollen. Klären Sie ab, an welchen Stellen das Potenzial voll ausgeschöpft werden kann und welche Abteilungen mit Blick auf die Qualität noch ausbaufähig sind.

Eine sinnvolle Strategie kann sein, bestimmte Aufgabenbereiche zu Kompetenz-Zentren zusammenzufassen. Dadurch lässt sich der qualitative Personalbedarf übersichtlicher und einfacher ermitteln.

Allerdings sollten Sie nicht den Fehler machen, die Kernkompetenzen an einen oder sehr wenige Mitarbeiter zu knüpfen. Denn die Abläufe in der jeweiligen Abteilung müssen auch dann reibungslos funktionieren, wenn diese Mitarbeiter einmal nicht anwesend sind. Achten Sie deshalb darauf, dass die Kompetenzen in den Abteilungen möglichst gleichmäßig verteilt sind.

Welche Kompetenzen werden künftig nicht mehr gebraucht?

Zur qualitativen Personalbedarfsplanung gehört auch die Frage, welche Kenntnisse und Fähigkeiten Sie nicht benötigen. Technische Neuerungen, veränderte Arbeitsabläufe, andere Tätigkeitsfelder oder organisatorische Umstrukturierungen können dazu führen, dass bestimmte Qualifikationen künftig nicht mehr gefragt sind. Solche Kompetenzen sollten Sie von Ihrer Suchliste streichen.

Welche Maßnahmen lassen sich aus der qualitativen Personalbedarfsplanung ableiten?

Haben Sie den Ist-Zustand mithilfe der Schlüsselfragen analysiert und mit den benötigten Anforderungen für die Zukunft abgeglichen, zeigt sich, wie es um die Qualität steht. Stimmen die vorhandenen Fähigkeiten und Kenntnisse mit den notwendigen Kompetenzen überein? Gibt es Mitarbeiter, die unter- oder überqualifiziert sind? An welchen Stellen muss fachliches Wissen ausgebaut werden?

Je nachdem, wie Ihr Ergebnis ausfällt, können Sie für die qualitative Personalbedarfsplanung verschiedene Maßnahmen ableiten:

Personalentwicklung

Die erste Maßnahme sollte sein, das Fachwissen bei Ihren vorhandenen Mitarbeitern zu vertiefen. Gerade wenn es um die Digitalisierung oder spezifische Fachthemen geht, können Schulungen oder Weiterbildungen ein sehr effektives Mittel sein, um die Lücke zwischen den Kompetenzen und den Anforderungen zu schließen.

Besteht ein akuter Personalmangel, scheidet die Personalentwicklung als Lösung zwar aus. Langfristig gesehen, zahlt sich die Qualifizierung des Personals aber aus. Denn zum einen müssen Sie nicht nach neuen Mitarbeitern suchen. Und zum anderen wächst die Bindungsbereitschaft Ihrer Fachkräfte, wenn sie durch gezielte Förderung im Unternehmen Karriere machen können.

Innerbetriebliche Versetzungen

Auch Versetzungen innerhalb des Unternehmens können helfen, fehlende Kompetenzen bereitzustellen. Schließlich ist gut möglich, dass Sie in Ihren Reihen Mitarbeiter haben, die über die notwendigen Qualifikationen verfügen und optimal zu einer Position passen würden, derzeit aber in einem anderen Bereich eingesetzt sind.

Durch eine Versetzung kann nicht nur das Anforderungsprofil ausgefüllt werden. Vielmehr können die versetzten Mitarbeiter oft frischen Schwung in die Abteilung bringen. Und viele Mitarbeiter stellen sich gerne einer neuen beruflichen Herausforderung, ohne den Arbeitgeber wechseln zu müssen.

Diese Maßnahme der qualitativen Personalbedarfsplanung kann außerdem dazu beitragen, dass Mitarbeiter, die für eine Position weniger qualifiziert sind, in einen Bereich versetzt werden, der ihnen weit besser liegt. Hier können sie dann ihre Stärken einbringen. Gleichzeitig sind die Kompetenzen ausgewogener verteilt.

Neueinstellungen

Fehlen in Ihrem Team tatsächlich Mitarbeiter mit dringend benötigtem Fachwissen, werden Sie auf Mitarbeitersuche gehen müssen. Erarbeiten Sie dafür eine Recruiting-Strategie, die sicherstellt, dass Sie genau die Kandidaten erreichen, die die Positionen optimal ausfüllen können.

Allein die qualitative Personalbedarfsplanung ist aber nicht das Maß aller Dinge. Damit Sie genug Personal haben, um alle Stellen gut zu besetzen, sollten Sie auch den quantitativen Personalbedarf regelmäßig prüfen. Auf diese Weise können Sie vorausschauend einem Mangel und einem Überschuss an Personal vorbeugen.

Outsourcing bestimmter Aufgaben

Grundsätzlich sollten Sie auch in Betracht ziehen, einzelne Spezialaufgaben an externe Partner auszugliedern. Diese Maßnahme ist zwar eine strategische Entscheidung, die über die qualitative Personalbedarfsplanung hinausgeht und eine präzise Analyse der betroffenen Unternehmensbereiche erfordert. Aber das Outsourcing kann eine sinnvolle Lösung sein, um Kosten für hochqualifiziertes Personal einzusparen oder Ressourcen freizugeben, die es Ihnen ermöglichen, sich wieder auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens zu fokussieren.

Wie oft sollte eine qualitative Personalbedarfsplanung durchgeführt werden?

Natürlich ist es Ihr Anliegen, die Personaldeckung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen und zu optimieren. Die regelmäßige Überprüfung Ihres Personalbedarfs sorgt dafür, dass Sie das Potenzial voll ausschöpfen können und die Weichen für den Unternehmenserfolg richtig stellen.

Allerdings macht es nicht besonders viel Sinn, Planungen für mehrere Jahre im Voraus anzustellen. Denn je weiter in die Zukunft hinein Sie planen, desto ungenauer wird Ihre Planung.

Besser ist deshalb, wenn Sie sich bei Ihrer Analyse auf das kommende Jahr beschränken. Auf diese Weise können Sie aktuelle Faktoren wie zum Beispiel die momentane Wirtschaftslage, Großaufträge, saisonale Schwankungen oder Umstrukturierungen im Betrieb mit einfließen lassen.

Grundsätzlich sollten Sie bei der qualitativen Personalbedarfsplanung also einen Zeitrahmen wählen, der überschaubar ist. Gehen Sie zu weit in die Zukunft, verliert Ihre Planung an Aussagekraft und muss eventuell neu durchgeführt werden.