Ihren Personalbedarf können Sie mit einer einfachen Formel berechnen.
Sie wollen expandieren, konnten einen neuen Großkunden gewinnen oder möchten ein Projekt starten? Meistens wird sich dann auch Ihr Personalbedarf erhöhen. In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie den Personalbedarf in Ihrem Unternehmen berechnen können und wieso das überhaupt sinnvoll ist. Außerdem zeigen wir, wie Sie mit dem Ergebnis Ihrer Rechnung weiter verfahren sollten.
Beim Personalbedarf handelt es sich um eine Größe aus der Personalplanung. Er beziffert, wie viele Mitarbeiter Sie brauchen, um alle anfallenden Aufgaben und Arbeiten zu bewältigen. Dadurch bestimmt der Personalbedarf auch darüber, wie viel Personal notwendig ist, damit die Unternehmensstrategie umgesetzt und die Unternehmensziele erreicht werden können.
Eine gute und vorausschauende Personalplanung schafft die Grundlage dafür, dass ein Unternehmen effizient und wirtschaftlich arbeiten kann. Denn sie zeigt frühzeitig auf, an welchen Stellen die Personaldecke zu dünn oder zu dick ist und wo notwendige Qualifikationen fehlen. Und damit Sie eine solide Personalplanung auf die Beine stellen können, können Sie Ihren Personalbedarf mit simplen Formeln berechnen.
Inhalt:
Quantitativer und qualitativer Personalbedarf
Zunächst einmal müssen Sie zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf unterscheiden:
- Der quantitative Personalbedarf beziffert die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie brauchen. Um ihn zu decken, stellen Sie Mitarbeiter ein oder entlassen Personal.
- Der qualitative Personalbedarf ermittelt die Kenntnisse und Fähigkeiten, die Ihre Mitarbeiter benötigen. Er bezieht sich sowohl auf die Anforderungen an neue Mitarbeiter als auch auf die Qualifikationen und Kompetenzen der vorhandenen Angestellten. Dem qualitativen Personalbedarf begegnen Sie vorrangig mit Maßnahmen der Personalentwicklung.
Im Unterschied zum quantitativen Personalbedarf können Sie den qualitativen Personalbedarf nicht mit einer Formel berechnen. Denn er ist keine feste Kennzahl, sondern beruht Einschätzungen.
Trotzdem sollten Sie den qualitativen Personalbedarf bei Ihrer Personalplanung nicht außer Acht lassen. Schließlich bringt es wenig, wenn alle Stellen besetzt sind, die Mitarbeiter für die Aufgaben aber nicht qualifiziert genug sind oder nicht ins Team passen.
Die verschiedenen Arten des Personalbedarfs
Wie schon erwähnt, können Sie eine Formel verwenden, um den quantitativen Personalbedarf zu berechnen. Dazu müssen Sie den Personalbedarf aber in mehrere Kategorien einteilen:
- Einsatzbedarf: So viele Mitarbeiter müssen ständig verfügbar sein, um das Arbeitspensum erledigen zu können.
- Reservebedarf: Er gleicht Personal aus, das vorübergehend und unerwartet ausfällt.
- Ersatzbedarf: Er entsteht, weil Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
- Neubedarf: Das ist die Anzahl der Mitarbeiter, um die der Bestand erhöht werden muss.
- Zusatzbedarf: So viele Mitarbeiter werden zeitweise benötigt, zum Beispiel im Saisongeschäft.
- Minderbedarf: Um diese Anzahl an Mitarbeitern kann der Personalbestand verringert werden.
Die Unterscheidung der verschiedenen Arten ist nicht nur notwendig, damit Sie den Personalbedarf mit einer Formel berechnen und planen können. Vielmehr hilft sie Ihnen auch dabei, festzulegen, zu welchem Zeitpunkt Sie den Personalbedarf berechnen sollten.
Faktoren mit Auswirkungen auf den Personalbedarf
Wie hoch der Bedarf an Mitarbeitern ist und wann er sich verändert, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören interne Einflussfaktoren wie zum Beispiel die Auftragslage. Aber auch externe Faktoren wie die politischen, wirtschaftlichen, rechtlichen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen können Folgen für den Personalbedarf haben.
Im Zuge Ihrer Personalbedarfsplanung sollten Sie auf jeden Fall folgende Aspekte berücksichtigen:
Altersstruktur Ihres Personals
Eine Analyse der Altersstrukturen in Ihrem Unternehmen zeigt auf, wie die verschiedenen Altersklassen verteilt sind. Daraus können Sie abteilen, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen verlassen werden, weil sie zum Beispiel in Rente gehen oder ihre Elternzeit antreten. Das hilft dabei, den Ersatzbedarf zu bestimmen.
Gleichzeitig bringt die Analyse ans Licht, ob bestimmte Altersklassen zu schwach vertreten sind. So erhalten Sie möglicherweise Ansatzpunkte für geeignete Maßnahmen bei der Mitarbeitergewinnung.
Unternehmensstrategie
Die Unternehmensziele helfen bei der Beurteilung, wie viele Mitarbeiter Sie aktuell und in absehbarer Zukunft brauchen. Stehen Großaufträge oder neue Projekte an? Planen Sie, zu expandieren, neue Produkte auf den Markt zu bringen oder weitere Kundengruppen zu erschließen? Werden Sie in neue Anlagen investieren oder Arbeitsabläufe umstellen?
Solche Vorhaben bringen es oft mit sich, dass zusätzliche Aufgaben oder neue Anforderungen entstehen, die Ihre aktuellen Mitarbeiter nicht in vollem Umfang leisten können.
Wirtschaftslage
Das Geschäft läuft gut, die Auftragsbücher sind voll und die Mitarbeiter haben alle Hände voll zu tun. Oder andersherum: Aufträge platzen, der Umsatz sinkt und es wird zunehmend schwerer, die Mitarbeiter zu beschäftigen.
Die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Faktor bei der Personalplanung. Natürlich kann die Situation jederzeit schwanken und bei einer stabilen Lage steht einem Wachstum inklusive Neueinstellungen nichts im Wege.
Ist die Situation aber wackelig oder angespannt, sollten Sie abwägen, ob der Erhalt der Arbeitsplätze nicht Priorität hat. Schließlich ist niemandem geholfen, wenn Sie viel Zeit und Geld in das Recruiting neuer Mitarbeiter investieren und schon kurze Zeit später Personal freistellen, in Kurzarbeit schicken oder sogar kündigen müssen.
Saisongeschäft
Es gibt verschiedene Gründe, warum der Personalbedarf im Jahresverlauf schwanken kann. Eine Ursache sind saisonale Spitzen. In der Zeit vor Weihnachten zum Beispiel müssen viele Unternehmen ihre Kapazitäten erhöhen. Auch ein Großprojekt kann dazu führen, dass vorübergehend mehr Mitarbeiter benötigt werden.
Solche Spitzen sind in aller Regel aber gut vorhersehbar. In Ihrer Personalplanung können Sie entsprechende Anpassungen über den Zusatzbedarf vornehmen.
Rahmenbedingungen
Externe Faktoren im Umfeld Ihres Unternehmens können Sie zwar nicht beeinflussen. Trotzdem müssen Sie Trends und Entwicklungen im Blick haben. Denn politische Entscheidungen, rechtliche Neuregelungen oder gesellschaftliche Diskussionen können sich auf Ihr Geschäft und damit auch auf Ihren Personalbedarf auswirken.
Den Personalbedarf mit einer Formel berechnen
Es gibt verschiedene Ansätze und Methoden, wie Sie den Personalbedarf ermitteln können. Dabei spielt eine Rolle, ob Sie den quantitativen oder qualitativen Personalbedarf bestimmen und welche Art des Personalbedarfs Sie festlegen möchten. Auch die internen und externen Faktoren, die in Ihre Planungen einfließen, wirken sich auf die Vorgehensweise aus.
Wir zeigen Ihnen jetzt, wie Sie den Personalbedarf in sechs Schritten und auf Basis eines statistischen Verfahrens mit einer Formel berechnen können.
Schritt 1: Planungshorizont definieren
Zunächst sollten Sie festlegen, welchen zeitlichen Horizont Sie bei Ihrer Planung zugrunde legen. Planen Sie kurzfristig mit einem Zeitraum bis zu einem Jahr, mittelfristig für ein Zeitfenster zwischen einem und drei Jahren oder langfristig?
Die zeitliche Planung richtet sich nach Ihrer Unternehmensstrategie und den Zielen, die Sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen wollen. Bei den Zielen kann es sich zum Beispiel um einen bestimmten Umsatz, ein gewisses Produktionsvolumen oder eine festgelegte Anzahl an Neukunden handeln.
Grundsätzlich gilt, dass Sie den Personalbedarf umso genauer planen können, je kürzer der Zeithorizont ist. Denn je weiter in die Zukunft Sie gehen, desto größer ist die Gefahr, dass es zwischenzeitlich zu Änderungen kommt.
Schritt 2: Aufgabenbereiche festlegen
Ausgehend von der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen können Sie die verschiedenen Tätigkeitsfelder und Aufgabebereiche definieren. Besprechen Sie sich dazu am besten mit den Führungskräften in den einzelnen Fachabteilungen und klären Sie ab, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen benötigt werden, um die Ziele zu realisieren.
Planen Sie an dieser Stelle aber auch genügend Puffer ein. Erkrankungen und Urlaube zum Beispiel sorgen regelmäßig dafür, dass einige Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen.
Schritt 3: Einsatz- und Reservebedarf ausrechnen
Damit Sie den Personalbedarf berechnen können, müssen Sie zunächst den Einsatzbedarf ermitteln. Der Einsatzbedarf beziffert die Anzahl an Mitarbeitern, die auf jeden Fall vorhanden sein müssen. Um ihn auszurechnen, legen Sie den Arbeitsaufwand und die Arbeitszeit zugrunde.
Der Arbeitsaufwand kann zum Beispiel eine bestimmte Anzahl an Produkten sein, die hergestellt werden müssen. Die Arbeitszeit besagt, wie lange die Mitarbeiter für die Herstellung dieser Produktmenge brauchen. Diese Arbeitszeit verrechnen Sie anschließend mit der Regelarbeitszeit, die sich bei einer Tätigkeit in Vollzeit auf 40 Stunden mal 52 Wochen beläuft.
Die Formel für den Einsatzbedarf lautet dann:
Den Reservebedarf müssen Sie ermitteln, damit in Ihre Berechnungen nur die Tage einfließen, an denen Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich arbeiten, während die Fehlzeiten nicht berücksichtigt werden. Dafür müssen Sie den sogenannten Verteilzeitfaktor kennen. Er ergibt sich aus den Fehlzeiten und den tatsächlichen Arbeitstagen.
Zu den Fehlzeiten gehören Krankheits- und Urlaubstage, Wochenenden, gesetzliche Feiertage und Tage, an denen Ihre Mitarbeiter zum Beispiel an Schulungen oder Betriebsversammlungen teilnehmen. Die beiden Formeln für den Verteilzeitfaktor und den Reservebedarf lauten:
Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
Schritt 4: Bruttopersonalbedarf berechnen
Der Bruttopersonalbedarf gibt die konkrete Anzahl der Mitarbeiter an, die notwendig sind, damit sie die Unternehmensziele realisieren können. Er ergibt sich aus der Summe von Einsatz- und Reservebedarf.
Die Formel, mit der Sie den Personalbedarf brutto berechnen, lautet demnach:
Schritt 5: Fortgeschriebenen Personalbestand ermitteln
Der fortgeschriebene Personalbestand hält fest, wie viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen tätig sind und in dem Zeitraum, auf den sich Ihre Berechnungen beziehen, arbeiten werden.
Dazu berücksichtigt dieser Wert zum einen die Zugänge, die bereits feststehen. Diese können daraus resultieren, dass Sie schon neue Mitarbeiter eingestellt haben, die ihre Stellen in Kürze antreten, oder aus Mitarbeitern, die aus der Eltern- oder Pflegezeit an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.
Zum anderen fließen die erwarteten Abgänge ein. Abgänge fallen zum Beispiel durch Kündigungen oder dadurch an, dass Mitarbeiter in Rente, in Mutterschutz oder in Elternzeit gehen. Die Formel für den fortgeschriebenen Personalbestand lautet:
Schritt 6: Nettopersonalbedarf berechnen
Nach den beiden letzten Schritten wissen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie eigentlich brauchen (= Bruttopersonalbedarf) und wie viele Mitarbeiter tatsächlich für Sie tätig sind (= fortgeschriebener Personalbestand). Setzen Sie diese beiden Werte nun in eine Formel ein, können Sie den Personalbedarf netto berechnen.
Der Nettopersonalbedarf beantwortet, ob Ihr Personalbestand schon optimal ist oder ob Sie Mitarbeiter einstellen oder entlassen sollten.
Die Formel dafür ist:
Optimal ist, wenn das Ergebnis der Rechnung 0 lautet. Ist der Nettopersonalbedarf unter 0, haben Sie zu viel Personal. Bei einem Ergebnis größer als 0 fehlen Ihnen Mitarbeiter.
Nach der Berechnung des Personalbedarfs
Durch den Nettopersonalbedarf wissen Sie, wie Ihr Personalbestand im Optimalfall sein sollte. Bleibt aber die Frage, was Sie mit diesem Ergebnis machen.
Je nach Ergebnis bieten sich folgende Maßnahmen an:
1. Möglichkeit: Personalüberdeckung
Stellen Sie fest, dass Ihr Personalbestand zu hoch ist, sollten Kündigungen nur die letzte Lösung sein. Möglicherweise können Sie andere Arbeitszeitmodelle etablieren, etwa Teilzeit oder Kurzarbeit. Vielleicht hat die Analyse der Altersstruktur auch ergeben, dass einige Mitarbeiter in Kürze in Rente gehen. Dann könnten Altersteilzeit oder vorzeitige Pensionierungen sinnvolle Lösungen sein.
Außerdem sollten Sie immer überprüfen, wie die Aufgaben verteilt sind. Eventuell kommen einige Teams mit der Arbeit kaum hinterher, während andere Teams nur wenig zu tun haben. Umbesetzungen können in dem Fall Abhilfe für alle Beteiligten schaffen.
Damit Mitarbeiter in einem Bereich mit höherem Personalbedarf eingesetzt werden können, müssen Sie zwar eventuell geschult oder weitergebildet werden. Doch solche Maßnahmen der Personalentwicklung können hilfreich sein, um die Mitarbeiter durch eine gezielte Förderung und spannende Aufstiegschancen langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.
2. Möglichkeit: Personalunterdeckung
Wenn sich gezeigt hat, dass Sie zu wenig Personal haben, liegt es natürlich auf der Hand, dass Sie weitere Mitarbeiter einstellen sollten. Nutzen Sie dafür eine Recruting-Strategie, die verschiedene Maßnahmen und Kanäle bündelt, damit Sie mit möglichst geringem Aufwand die Kandidaten erreichen, die Sie für Ihr Team suchen.
3. Möglichkeit: unzureichende Qualifikationen
Es kann sein, dass der qualitative Personalbedarf gedeckt ist, die anfallenden Aufgaben aber trotzdem nicht oder nicht in der notwendigen Qualität erledigt werden. In diesem Fall sollten Sie die vorhandenen Qualifikationen und Kompetenzen in Ihrem Team prüfen und das Anforderungsprofil für neue Mitarbeiter überarbeiten. Relevante Fragen an dieser Stelle sind:
- Welche Maßnahmen zur Weiterbildung sind notwendig und sinnvoll?
- In welchen Bereichen fehlen spezielle Kenntnisse?
- Welche Qualifikationen werden künftig nicht mehr gebraucht?
- Gibt es Aufgaben, die besser ausgelagert werden sollten?
Auf dieser Grundlage können Sie einen Plan entwickeln, um auch den qualitativen Personalbedarf zu decken.
