Recruiting-Kosten: So planen Sie das Budget für die Personalbeschaffung

Die Recruiting-Kosten werden von internen und externen Faktoren beeinflusst.

Wenn ein Unternehmen erfolgreich sein will, braucht es ein starkes Team. Doch gute Mitarbeiter und talentierte Nachwuchskräfte zu finden, kann nicht nur arbeits- und zeitintensiv sein, sondern auch ziemlich kostspielig werden. Umso wichtiger ist, dass Sie Ihr Budget für die Personalbeschaffung richtig planen und clever einsetzen.

Die Suche nach neuen Mitarbeiter verursacht nicht nur Arbeit und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Vielmehr geht sie immer auch mit finanziellen Aufwendungen einher. Doch welche Faktoren wirken sich eigentlich auf die Recruiting-Kosten aus? Und wie können Sie die notwendigen Ausgaben planen?

Das und mehr beantworten wir in diesem Beitrag!:

Die verschiedenen Faktoren bei den Recruiting-Kosten

Wie jeder Unternehmensbereich und letztlich jede einzelne Maßnahme hat auch das Recruiting bestimmte Ziele. Möchten Sie zum Beispiel Ihr Produktionsvolumen um einen gewissen Prozentsatz steigern oder eine Abteilung ausbauen, werden Sie vermutlich zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen. Denn das geplante Wachstum setzt eine entsprechende Personaldecke voraus. Das Ziel des Recruitings wäre in diesem Fall, das Personal in der notwendigen Anzahl und mit den benötigten Qualifikationen zu beschaffen.

Je nach Zielsetzung wird für das Recruiting ein bestimmtes Budget benötigt. Dieses Budget sollten Sie rechtzeitig und gewissenhaft planen, damit die finanziellen Mittel tatsächlich ausreichen, um alle Maßnahmen in den verschiedenen Phasen des Recruiting-Prozesses abzudecken.

Der Budgetplan verschafft Ihnen eine Übersicht über die Kostenfaktoren und hilft dabei, die Ausgaben im Blick zu behalten. Außerdem können Sie den Plan verwenden, um das Kosten-Nutzen-Verhältnis einzelner Recruiting-Maßnahmen zu ermitteln.

Bei der Planung der Recruiting-Kosten müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen. Dabei wird zwischen internen und externen Kostenfaktoren unterschieden.

Interne Recruiting-Kosten

Zu den internen Recruiting-Kosten zählen alle Ausgaben, die innerhalb Ihres Unternehmens entstehen. Den größten Posten dabei bildet die Arbeitszeit.

Alle Mitarbeiter, die am Recruiting- und Bewerbungsprozess beteiligt sind, werden mit ihrem Arbeitsaufwand berücksichtigt. Dazu können Sie das Gehalt zugrunde legen, und zwar anteilig in dem Umfang, in dem die Arbeitszeit der jeweiligen Mitarbeiter ins Recruiting fließt.

Daneben zählen Aufwendungen für folgende Maßnahmen und Aktivitäten zu den internen Recruiting-Kosten:

Einige Unternehmen beziehen noch weitere Kostenfaktoren ein. So zum Beispiel die Ausgaben für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und für Aktivitäten zur Teambildung. Außerdem werten manche Unternehmen auch die Opportunitätskosten als interne Recruiting-Kosten.

Externe Recruiting-Kosten

Die externen Recruiting-Kosten erfassen Maßnahmen und Instrumente, die die Personalbeschaffung außerhalb des Unternehmens verursacht. Oft sind die externen Kostenfaktoren etwas einfacher zu ermitteln, weil es dafür Rechnungen gibt.

Zu den externen Recruiting-Kosten werden üblicherweise gerechnet:

Welche Kostenfaktoren Sie berücksichtigen müssen, ist natürlich individuell. Wenn Sie zum Beispiel keinen Personaldienstleister beauftragt haben, Bewerbern die Reisekosten nicht erstatten oder keine Einstellungstests durchführen, fallen diese Posten in Ihrer Liste weg.

Legen Sie Ihre Kostenfaktoren verbindlich fest!

Es ist ratsam und wichtig, dass Sie sich einen Überblick verschaffen und mit allen Beteiligten verbindliche Absprachen treffen. Zählen Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zum Recruiting? Unterscheiden Sie bei der Mitarbeitersuche zwischen Vollzeit- und Teilzeitstellen? Wie teilen Sie die Ausgaben für das Employer Branding zwischen den internen und den externen Recruiting-Kosten auf?

Sie sollten verbindlich definieren, welche Kosten das Recruiting-Budget abdecken muss. Diese Kostenfaktoren sollten Sie dann auch beibehalten. Denn wenn Sie bestimmte Ausgaben in einem Zeitraum einrechnen und im darauffolgenden Zeitraum plötzlich nicht mehr, haben Sie keine Planungssicherheit und können die verfügbaren Mittel nicht effektiv auf die verschiedenen Maßnahmen verteilen.

Die Planung der Recruiting-Kosten

Wie sich die Recruiting-Kosten genau zusammensetzen und wie viel Budget dafür eingeplant wird, ist je nach Unternehmen verschieden. Trotzdem sind gewisse Trends zu erkennen. So ergab eine Studie von Talention, dass rund 60 Prozent der befragten Unternehmen die Höhe ihres jährlichen Budgets fürs Recruiting gleich lassen oder anheben. Dabei bewegt sich das Budget überwiegend in einem Rahmen zwischen 10.000 und 50.000 Euro.

Damit Sie die verfügbaren Mittel für die Recruiting-Kosten möglichst effizient nutzen können, brauchen Sie einen detaillierten Plan. Er sollte alle Maßnahmen, die Sie im jeweiligen Zeitraum mit dem Budget finanzieren wollen, präzise darstellen.

So einen Plan können Sie in folgenden Schritten erstellen:

Schritt 1: Ziele setzen

Zunächst sollten Sie sich noch einmal genau vor Augen führen, was Sie mit Ihren Recruiting-Maßnahmen erreichen wollen. Möchten Sie zum Beispiel den Personalbestand in einer Abteilung aufstocken, dann wäre diese Aufstockung ein Ziel.

Ratsam ist, dass Sie sich möglichst frühzeitig mit der jeweiligen Abteilung absprechen. Denn während der Abteilungsleiter am besten einschätzen kann, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen er in seinem Team braucht, liegen Ihre Stärken vielleicht in der Personalplanung. Gemeinsam können Sie dann eine konkrete Zahl festlegen und die Eckdaten zum Ausbau der Abteilung vereinbaren.

Schritt 2: Rahmenbedingungen prüfen

Sind die Ziele definiert, bietet sich einerseits ein Abgleich zwischen dem gewünschten Zustand und dem Ist-Zustand an. Arbeiten in der betreffenden Abteilung zum Beispiel derzeit sieben Mitarbeiter und sollen es künftig zehn Mitarbeiter sein, besteht das Zielvorhaben darin, drei neue Mitarbeiter zu finden und einzustellen.

Neben der Ausgangslage im Unternehmen sollten Sie andererseits die externen Gegebenheiten prüfen. Dabei spielen Aspekte wie die derzeitige Situation und wahrscheinliche Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt oder das Verhalten Ihrer Konkurrenten eine Rolle.

Ist beispielsweise ein Wettbewerber ebenfalls in der Wachstumsphase und sucht Personal, müssen Sie damit rechnen, dass es schwieriger wird, geeignete Bewerber zu erreichen. Die Rahmenbedingungen für Ihre Ziele sollten Sie ebenfalls erfassen, wenn Sie die Recruiting-Kosten planen.

Schritt 3: Maßnahmen definieren

Ausgehend von den Zielen und den Rahmenbedingungen, können Sie sich nun der Umsetzung widmen. Verschiedene Kennzahlen wie zum Beispiel die Zeit oder die Kosten pro Einstellung je Kanal geben Auskunft darüber, welche Effekte bei welcher Maßnahme zu erwarten sind.

Mit welchen Instrumenten Ihre Recruiting-Strategie am erfolgreichsten ist, hängt von den Zielen und der Zielgruppe ab. Außerdem spielen Ihre Prioritäten eine Rolle. Möchten Sie so schnell wie möglich neue Mitarbeiter gewinnen? Oder ist Ihnen wichtiger, die Recruiting-Kosten so niedrig wie möglich zu halten, auch wenn die Personalsuche dadurch länger dauert?

Stellen Sie zusammen, welche Kanäle und Instrumente Sie bei der Mitarbeitergewinnung einsetzen wollen. Optimal ist, wenn Sie die Maßnahmen gleich in der Reihenfolge auflisten, die ihrer Gewichtung in der Recruiting-Strategie entspricht.

Schritt 4: Ressourcen zuteilen

Ob die Veröffentlichung von Stellenanzeigen in Jobbörsen, Beiträge in den sozialen Medien oder Teilnahmen an Berufsmessen: Jede Maßnahme macht es notwendig, Arbeit, Zeit und eventuell Materialien zu investieren.

Wenn Sie die Recruiting-Kosten planen, sollten Sie deshalb für jede Maßnahme festhalten, in welchem Umfang sie eingesetzt wird. Fügen Sie außerdem hinzu, welchen Effekt Sie sich von der jeweiligen Maßnahme versprechen und wie lange es dauern wird, bis Sie damit Ihr Ziel erreichen.

Durch diese Aufschlüsselung können Sie nicht nur berechnen, wie hoch die Recruiting-Kosten sein werden. Vielmehr haben Sie auch einen präzisen Plan für die konkrete Umsetzung des Recruiting-Prozesses.

Schritt 5: Zuständigkeiten klären

Neben den zeitlichen Abläufen sollten Sie in Ihrem Plan auch die Mitarbeiter benennen, die für die einzelnen Maßnahmen zuständig sind. Wenn von Anfang an klar ist, wer welche Aufgaben übernimmt, wird es zum einen leichter, den Überblick zu bewahren, die Fortschritte zu erfassen und die Ziele konsequent zu verfolgen.

Zum anderen können Sie besser reagieren, wenn das Budget kurzfristig verändert werden muss. Fällt zum Beispiel ein Mitarbeiter aus und müssen Sie für ihn einen Ersatz bestimmen oder seine Aufgaben im Team aufteilen, können Sie diese Änderungen im Plan gut erfassen.

Schritt 6: Ergebnisse dokumentieren

Zum Schluss fassen Sie alle Ergebnisse zusammen. Führen Sie die einzelnen Maßnahmen auf und ergänzen Sie diese um das Ziel, den erwarteten Nutzen, die Zeitspanne, den zuständigen Mitarbeiter und die geplanten Ausgaben. So können Sie die Kosten für die einzelnen Maßnahmen und die Recruiting-Kosten insgesamt ausrechnen.

Warum Sie die Recruiting-Kosten nicht zu knapp kalkulieren sollten

Dass gute, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter ein wesentlicher Schlüssel sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben, zu wachsen und als Unternehmen erfolgreich zu sein, steht außer Frage. Ebenso ist kein Geheimnis, dass auf einem Arbeitsmarkt, auf dem ein Mangel an Fach- und Führungskräften herrscht und junge Talente klare Vorstellungen von ihrem Arbeitgeber haben, Personal nicht so einfach zu gewinnen und zu binden ist. Trotzdem sollen die Recruiting-Kosten nicht übermäßig hoch ausfallen.

Doch es keine gute Idee, am falschen Ende zu sparen. Ein wesentliches Argument an dieser Stelle sind die sogenannten Opportunitätskosten. Sie geben Auskunft darüber, welche Folgen es für das Unternehmen hat, wenn eine Stelle offen bleibt.

Fehlt ein Mitarbeiter, bleibt die Arbeitsleistung aus, die mit einer Neueinstellung einhergehen würde. Das wirkt sich nicht nur auf den Umsatz aus, den das Unternehmen erzielt. Stattdessen steigt auch die Belastung für die vorhandenen Mitarbeiter, was langfristig ihre Produktivität und Motivation verringert. Unbesetzte Stellen können so indirekt hohe Kosten verursachen und das Unternehmen in seinem Wachstum ausbremsen.

Wenn Sie die Recruiting-Kosten planen und wegen der Höhe Bedenken haben, sollten Sie die Kosten gegenüberstellen, die eine unbesetzte Stelle verursacht. Andersherum sollten Sie auch den Gewinn sehen, der langfristig entsteht, wenn Sie in Mitarbeiter investieren.

Ein anderer Aspekt ist, dass Sie durch eine gute Recruiting-Strategie letztlich Geld sparen. Legen Sie sich zum Beispiel bessere Technik oder leistungsstärkere Softwarelösungen zu, kostet das zwar zunächst Geld. Doch solche Instrumente helfen dabei, Arbeit und Zeit einzusparen und den Recruiting-Prozess zu vereinfachen. Das zahlt sich unterm Strich aus.

Das Recruiting-Budget strategisch einsetzen

Auch wenn Sie die Recruiting-Kosten großzügig ansetzen, werden Sie am Ende mit einem begrenzten Budget auskommen müssen. Aus diesem Grund sollten Sie die finanziellen Mittel geschickt einsetzen.

Es ist zwar wichtig, dass Ihre Stellenangebote eine große Reichweite erzielen. Denn wenn sie nicht gesehen werden, bleiben die Bewerbungen aus. Trotzdem ist es nicht sinnvoll, das Budget einfach gleichmäßig auf alle möglichen Kanäle zu verteilen. Die Folge davon wäre nämlich, dass die Stellenanzeigen zwar von vielen Kandidaten gesehen werden, aber nicht unbedingt die Bewerber ansprechen, die Sie suchen.

Bei Positionen, die spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten erfordern, ist der bessere Weg, die Zielgruppe genau zu analysieren. Dadurch finden Sie heraus, über welche Kanäle Sie Ihre Wunschkandidaten am ehesten erreichen. Konzentrieren Sie sich dann auf diese Kanäle, erreichen Sie mit dem eingesetzten Geld deutlich mehr.

Um die Recruiting-Kosten optimal auszuschöpfen und langfristig zu senken, sollten Sie auch Ihren Plan regelmäßig überprüfen. Entwickeln sich die Ausgaben für die einzelnen Maßnahmen wie gedacht? Erreichen Sie Ihre Ziele? Falls nicht, sollten Sie Korrekturen vornehmen.

Während es für die Suche nach speziellen Fachkräften und Führungskräften ratsam ist, das Budget gezielt für ausgewählte Maßnahmen zu nutzen, bietet sich bei anderen Stellen eine möglichst große Reichweite an. Erfordert eine Position keine besonderen Qualifikationen oder wollen Sie schnellstmöglich viele Bewerber erreichen, kommt es auf Sichtbarkeit an.

Gleiches gilt, wenn es sich um eine Stelle handelt, die wie beispielsweise ein Praktikumsplatz oft neu besetzt wird. In diesen Fällen macht es Sinn, über viele verschiedene Kanäle zu gehen.

Doch auch hier sollten Sie sorgfältig auswählen. Namhafte oder spezifische Jobbörsen treiben die Recruiting-Kosten womöglich unnötig in die Höhe, während Sie mit Beiträgen in den sozialen Netzwerken genauso erfolgreich wären und wesentlich kostengünstiger davonkämen.