Personalbedarf planen – Personalplanung ganz einfach erklärt

Den künftigen Personalbedarf zu planen, sichert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind ein entscheidender Faktor, wenn es um den Unternehmenserfolg, das Erreichen der Unternehmensziele und die Wettbewerbsfähigkeit geht. Doch die Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt führen dazu, dass es zunehmend schwierig wird, qualifizierte Fach- und Führungskräfte zu finden. Umso wichtiger ist eine vorausschauende Personalplanung.

Noch vor einigen Jahren waren Fach- und Führungskräfte auf dem Arbeitsmarkt ausreichend vertreten. Schrieb ein Unternehmen eine Stelle aus, konnte es den Posten oft auch kurzfristig neu besetzen und sich gleichzeitig aus einer Vielzahl von Bewerbern den Kandidaten mit dem größten Potenzial aussuchen. Doch nun hat sich die Situation verändert.

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, passende Bewerber zu finden. Ausbildungsplätze können nicht besetzt werden und Stellen für Fach- und Führungskräfte bleiben teils lange offen. Nicht genug oder zu wenig qualifiziertes Personal hat aber zur Folge, dass Abläufe stocken und Arbeiten mitunter nicht so erledigt werden können, wie sie müssten. Das wiederum kann das Wachstum ausbremsen und die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.

Eine effektive Personalplanung wirkt Engpässen entgegen und sorgt dafür, dass das Unternehmen mit Blick auf die Zukunft gut aufgestellt ist. Nur: Wie lässt sich das realisieren? Wir erklären, worauf Sie achten sollten, wenn Sie den Personalbedarf für Ihr Unternehmen planen.

Was genau bedeutet, den Personalbedarf zu planen?

Mit Personalplanung ist gemeint, dass ein Unternehmen künftige Entwicklungen, die sich auch auf den Personalbedarf auswirken werden, betrachtet und sich langfristig für diese Veränderungen aufstellt. Dabei gilt grundsätzlich, dass die Planungen umso ungenauer sind, je länger der Planungshorizont ist.

Die Personalplanung ist ein Element innerhalb der Unternehmensplanung. Letztere schließt verschiedene Teilbereiche ein, darunter zum Beispiel die Investitions-, die Beschaffungs-, die Lager-, die Absatz- oder die Produktionspläne. Sie alle haben auch auf den künftigen Personalbedarf mehr oder weniger großen Einfluss.

Ein Beispiel:

Sie planen, Ihre Produktion um 20 Prozent zu erhöhen. Um das zu realisieren, soll der bestehende Schichtbetrieb um eine weitere Schicht erweitert werden. Für die Personalplanung bedeutet das, dass die Anzahl der Mitarbeiter entsprechend vergrößert werden muss.

Ein anderes Beispiel ist, dass Sie in eine neue Anlage investieren wollen. Die Bedienung dieser Anlage erfordert aber Personal mit speziellen Qualifikationen. Daher müssen Sie den Personalbedarf so planen, dass der zeitliche Vorlauf ausreicht, um die vorhandenen Mitarbeiter weiterzubilden oder neue Mitarbeiter einzustellen, bis die neue Anlage in Betrieb genommen wird.

Die Personalplanung als solche hat keine eigenen, übergeordneten Ziele. Ihre Aufgabe und Absicht besteht vielmehr darin, die Grundlage dafür zu schaffen, dass die Unternehmensstrategie umgesetzt und die Unternehmensziele erreicht werden können.

Dabei konzentriert sich das Planen des Personalbedarfs auf zwei wesentliche Fragen:

Während die erste Frage den quantitativen Personalbedarf definiert, klärt die zweite Frage den qualitativen Personalbedarf.

Welche zeitlichen Horizonte spielen beim Planen des Personalbedarfs eine Rolle?

Die Personalbedarfsplanung nutzt verschiedene Zeithorizonte. Um sowohl auf interne Entwicklungen als auch auf veränderte Markt- und Rahmenbedingungen reagieren zu können, greift sie auf strategische Maßnahmen zurück, die den quantitativen und den qualitativen Personalbedarf kurz-, mittel- und langfristig sicherstellen sollen.

Üblicherweise gibt es also die folgenden drei Perspektiven bei der Personalplanung:

Kurzfristig

Vom kurzfristigen Planungshorizont wird gesprochen, wenn Sie den Personalbedarf für einen Zeitraum von maximal einem Jahr planen. Auch operative Planung genannt, wird dabei mit präzisen und detaillierten Größen gearbeitet.

Die operative Personalplanung konzentriert sich in erster Linie auf den Einsatz der Mitarbeiter. Es geht im Wesentlichen darum, welche Mitarbeiter wie und wann am besten auf welchen Posten eingesetzt werden.

Mittelfristig

Planen Sie den Personalbedarf mittelfristig, liegt der zeitliche Horizont zwischen einem und drei Jahren. Verglichen mit der langfristigen, strategischen Planung ist die Genauigkeit größer, aber weniger präzise als bei der kurzfristigen, operativen Personalplanung. Die Planungsgrundlage bilden gröbere Werte. Die mittelfristige Planung wird auch als taktische Personalplanung bezeichnet.

Beim mittelfristigen Planen des Personalbedarfs stehen vier Aspekte im Mittelpunkt:

Langfristig

Ein langfristiger Planungshorizont bezieht sich auf einen Zeitraum, der über drei Jahre hinausgeht. Die Planung ist strategisch ausgerichtet und orientiert sich an Rahmen- und Schätzwerten.

Im Rahmen der strategischen Personalplanung geht es zum einen um den künftigen Personalbedarf. Zu welchem Zeitpunkt werden wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen und Kompetenzen notwendig sein?

Zum anderen befasst sich die strategische Planung mit der Personalentwicklung. Welche Kenntnisse und Fähigkeiten werden die Mitarbeiter in Zukunft brauchen, damit sie den Anforderungen gerecht werden können? Und welche Weiterbildungen, Schulungen und sonstigen Maßnahmen sind notwendig, damit die erforderlichen Qualifikationen gegeben sein werden?

Warum ist es wichtig, den Personalbedarf gut zu planen?

Die kurzfristige Personalplanung hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass der aktuelle Geschäftsbetrieb reibungslos läuft, alle anfallenden Aufgaben bewältigt und die definierten Unternehmensziele erreicht werden können. Als Teilbereich des Personalmanagements wird aber die mittel- und die langfristige Personalbedarfsplanung immer wichtiger. Und es ist zu erwarten, dass ihre Bedeutung in Zukunft noch weiter wachsen wird.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

Demografischer Wandel

Lange Zeit war dieses Thema kaum präsent. Doch inzwischen gibt es quer durch alle Branchen kaum noch Unternehmen, die die demografischen Entwicklungen nicht zu spüren bekommen.

Mit Blick auf die Personalplanung müssen Unternehmen berücksichtigen, dass die Anzahl der potenziellen Mitarbeiter im erwerbsfähigen Alter stetig sinkt. Über Jahrzehnte rückläufige Geburtenraten haben außerdem zur Folge, dass die kommenden Generationen weniger Nachwuchskräfte auf den Arbeitsmarkt bringen werden. Es werden also noch weniger Schüler und Absolventen verfügbar sein.

Auf der anderen Seite steigt die Lebenserwartung. Ältere Mitarbeiter könnten den Unternehmen dadurch länger erhalten bleiben. Doch selbst wenn Angestellte länger arbeiten können und wollen, wird es in geburtenstarken Jahrgängen etliche Mitarbeiter geben, die zeitgleich aus dem Berufsleben ausscheiden.

Globalisierung

Geschäftliche Aktivitäten auf internationaler Bühne werden in immer mehr Unternehmen feste Bestandteile des Tagesgeschäfts. Dadurch kommen aber mit Blick auf die Personalplanung auch neue oder zusätzliche Aufgaben dazu.

Aspekte im Zusammenhang mit der Globalisierung sind:

Neben der Beschaffung von Personal sollten Sie bei Ihren Planungen vor allem die Personalentwicklung im Blick haben. Haben Sie vor, einige Tätigkeitsfelder ins Ausland zu verlagern, kommen außerdem Überlegungen zum Abbau von Stellen ins Spiel.

Trends

Trends und Entwicklungen sind Faktoren, die starken Einfluss auf die Personalbedarfsplanung haben. Dabei kann es sich um Trends innerhalb der Branche, Entwicklungen auf der wirtschaftlichen oder technologischen Ebene, Veränderungen innerhalb des Unternehmens oder allgemeine Tendenzen in der Gesellschaft handeln. Sie alle können Auswirkungen auf die Anforderungen an Mitarbeiter und andersherum auf die Erwartungen von Arbeitnehmer an ihre Arbeitgeber haben.

Geänderte Voraussetzungen spielen vor allem bei der Mitarbeitersuche eine Rolle. Aber auch bei der Personalentwicklung und der Mitarbeiterbindung kommen sie zum Tragen.

Schnellere Innovationsprozesse

Die Märkte werden in immer kürzeren Abständen mit neuen oder veränderten Produkten überflutet. Auch die Technologien entwickeln sich in teils rasantem Tempo weiter. Was heute noch ein Trend der Zukunft ist, kann morgen schon wieder überholt sein. Auch innerhalb eines Unternehmens müssen die Prozesse ständig überprüft und optimiert werden, um Schritt halten zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Mit Blick auf das Personal bedeutet das, dass Sie Mitarbeiter brauchen, die den steigenden Anforderungen gerecht werden. Sie benötigten Fachkräfte, die über fachliches Knowhow verfügen und gleichzeitig bereit sind, stetig dazuzulernen. Wenn Sie den Personalbedarf planen, sollten Sie deshalb auch immer die Ressourcen berücksichtigen, die Sie für die Personalentwicklung aufbringen müssen.

Gesetzliche Änderungen

In die Personalplanung spielen zahlreiche rechtliche Vorgaben und gesetzliche Rahmenbedingungen hinein. Neben den allgemeinen Regelungen aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch müssen Sie zum Beispiel das Arbeitsschutzgesetz, das Betriebsverfassungsgesetz, das Teilzeit- und Befristungsgesetz oder das Kündigungsschutzgesetz beachten. Ist Ihr Unternehmen tarifgebunden, können sich daraus weitere rechtliche Rahmenbedingungen ergeben, die Sie bei der Personalplanung einhalten müssen.

Allerdings kann es jederzeit passieren, dass bestehende Gesetze neu geregelt werden oder neue Gesetze in Kraft treten. Solche Änderungen können dann auch beeinflussen, wie Sie Ihren Personalbedarf planen.

Das ist etwa dann der Fall, wenn sich das Renteneintrittsalter verschiebt oder die Möglichkeiten von Arbeitnehmern bei der Pflege von Angehörigen erweitert werden. Auch Neuregelungen bei der Rekrutierung von Arbeits- und Fachkräften aus dem Ausland können sich in Ihrer Personalplanung bemerkbar machen.

Welche Daten werden benötigt, um den Personalbedarf planen zu können?

Die Grundlage für Ihre Personalplanung bilden Daten, die Sie zusammentragen. Ratsam ist aber, nicht ins Blaue hinein irgendwelche Kennzahlen und Größen zu bündeln, sondern systematisch vorzugehen. Außerdem sollten Sie zwischen internen und externen Werten unterscheiden.

Interne Personaldaten

Interne Daten, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie den aktuellen und den künftigen Personalbedarf planen, sind insbesondere diese:

Wie die Altersklassen in Ihrem Unternehmen vertreten und verteilt sind, können Sie in aller Regel ohne nennenswerten Aufwand durch die Personaldaten ermitteln. Auch Abschlüsse und erworbene Zusatzqualifikationen sollten in den Personalakten hinterlegt sein.

Was das Potenzial für Weiterbildungen und Beförderungen angeht, sind die direkten Vorgesetzten der jeweiligen Mitarbeiter die richtigen Ansprechpartner. Mitarbeitergespräche unter vier Augen und allgemeine Umfragen wiederum eignen sich, um etwas über die Motivation, die Zufriedenheit, die Bindungsbereitschaft und Ihren Ruf in Erfahrung zu bringen.

Externe Daten für die Personalplanung

Damit Sie Ihren Personalbedarf solide planen können, sollten Sie auch externe Einflussfaktoren beachten. An dieser Stelle spielen vor allem die Rahmenbedingungen, die sich auf die Arbeitsabläufe und damit auch auf Ihren Personalbedarf auswirken, eine Rolle.

Zu diesen Faktoren gehören unter anderem:

Solche Daten können Sie aus verschiedenen Quellen beziehen. Hochschulen, Branchenverbände und Unternehmensberatungen führen zum Beispiel regelmäßig Studien durch, die sich mit Fragen rund um die Personalpolitik befassen. Auch das Statistische Bundesamt und die Landesämter können nützliche Informationen bereitstellen.

Über Trends in der Wirtschaft und in Ihrer Branche können Sie sich auf Fachmessen informieren. Dort bietet sich auch die Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen und das eigene Netzwerk auszubauen. Daneben können Sie sich mit Fachzeitschriften auf dem Laufenden halten.

Ein weiterer Punkt, den Sie im Blick haben sollten, sind die Kenntnisse und Fähigkeiten, die im Rahmen von Berufsausbildungen und Studiengängen vermittelt werden. Daraus können Sie ableiten, welche Qualifikationen Bewerber mit dem jeweiligen Abschluss mitbringen und an welchen Stellen Sie durch gezielte, auf den Unternehmensbedarf zugeschnittene Schulungen nachjustieren müssen.

Wer im Unternehmen ist für die Personalplanung zuständig?

In vielen Unternehmen ist die Personalplanung aufgeteilt. So kümmert sich die Geschäftsleitung um die strategische Personalplanung, während die Personalabteilung eher dafür zuständig ist, den operativen Personalbedarf zu planen.

Diese Aufteilung ist auch durchaus sinnvoll. Denn sie stellt sicher, dass die Unternehmens- und die Personalstrategie gut aufeinander abgestimmt sind. Andererseits geht die Aufteilung oft darauf zurück, dass in kleinen und mittleren Unternehmen schlichtweg die personellen Ressourcen für die strategische Planung des Personalbedarfs fehlen.

Die Praxis zeigt also, dass die Größe des Unternehmens und seiner Personalabteilung, das Rollenverständnis der Personalverantwortlichen und die Ausgestaltung der Unternehmensstrategie darüber bestimmen, wer in einem Unternehmen den Personalbedarf plant. Optimal ist, wenn die Geschäftsleitung und die Personalabteilung im Zusammenspiel an der Personalbedarfsplanung mitwirken. Das schafft die Grundlage für einen Personalbestand, der es ermöglicht, die Unternehmensstrategie umzusetzen und die Unternehmensziele zu erreichen.