Ein Recruiting-Prozess gliedert sich in mehrere Phasen.
Gute und motivierte Mitarbeiter haben einen maßgeblichen Anteil am Erfolg eines Unternehmens. Allerdings ist es gar nicht so einfach, solche Mitarbeiter zu finden, für sich zu gewinnen und dauerhaft ans Unternehmen zu binden. Umso wichtiger sind eine vorausschauende Personalplanung und ein effizienter Recruiting-Prozess.
Durch einen erfolgreichen Recruiting-Prozess finden Sie zeitnah, verlässlich und effektiv geeignete Bewerber für vakante Stellen. Dabei basiert der Recruiting-Prozess auf einer klaren, planbaren und datengestützten Struktur. Gleichzeitig berücksichtigt er die Erwartungen und Bedürfnisse von Bewerbern und sorgt für positive Erfahrungen.
Wie jeder Prozess durchläuft auch der Recruiting-Prozess verschiedene Phasen.
Welche das sind, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengestellt.
Inhalt:
Was genau ist ein Recruiting-Prozess?
Recruiting ist eine moderne Bezeichnung für Personalbeschaffung. Die Aufgabe und zugleich das Ziel besteht darin, genau die Mitarbeiter für offene Stellen zu finden, die die Positionen optimal ausfüllen und zum Unternehmen passen.
Der Recruiting-Prozess beschreibt den Verlauf ab dem Zeitpunkt, an dem Sie einen Personalbedarf feststellen, bis zu dem Moment, in dem ein neuer Mitarbeiter gefunden und eingestellt ist. Während dieses Verlaufs gibt es verschiedene Etappen, zu denen unter anderem die Ansprache von potenziellen Bewerbern, die Auswahl und schlussendlich die Entscheidung für einen Mitarbeiter gehören.
In allen Phasen des Recruiting-Prozesses können Sie passende Maßnahmen und Instrumente einsetzen, um möglichst viele geeignete Kandidaten von einer Stufe zur nächsten zu leiten. Die Absicht dahinter ist, dass zum Beispiel aus Interessenten, die Ihre Stellenanzeige gelesen oder sich Ihre Karriereseite angeschaut haben, aktive Bewerber werden, die den ausgeschriebenen Posten haben wollen.
Als Unternehmen brauchen Sie motivierte und qualifizierte Mitarbeiter, damit Sie wettbewerbsfähig bleiben und weiter wachsen können. Der Recruiting-Prozess ist das Werkzeug, dass Ihnen dabei hilft, diese Mitarbeiter zu finden und zu gewinnen. Nehmen Sie die einzelnen Phasen genauer unter die Lupe, können Sie ermitteln, an welchen Stellen Ihr Recruiting-Prozess Optimierungspotenzial hat.
In welche Phasen gliedert sich der Recruiting-Prozess?
Bis Sie den richtigen Kandidaten für eine vakante Stelle gefunden und eingestellt haben, teilt sich der Recruiting-Prozess in sieben Phasen auf. Jede einzelne Etappe geht mit eigenen Aufgaben einher und legt das Augenmerk auf andere Aspekte.
Die Phasen sind folgende:
Phase 1: Anforderungen analysieren
Bevor Sie einen Recruiting-Prozess starten können, müssen Sie zunächst einmal wissen, wen Sie überhaupt wofür suchen. Der erste Schritt ist deshalb, ein präzises Anforderungsprofil zu erstellen.
In welcher Abteilung wird der neue Mitarbeiter eingesetzt? Welche Aufgaben und Tätigkeiten beinhaltet die Position? Was muss der Mitarbeiter unbedingt können und welche Qualifikationen und Kompetenzen wären wünschenswert?
In der ersten Phase geht es darum, so viele Informationen wie möglich zusammenzutragen. Denn dieses Wissen ist die Grundlage für eine gezielte Mitarbeitersuche.
Phase 2: Stellenanzeige formulieren
Liegen das Stellen- und das Anforderungsprofil vor, können Sie ein konkretes Stellenangebot ausarbeiten. Wichtig an dieser Stelle ist, eine informative und aussagekräftige Stellenanzeige zu formulieren.
Sie muss einerseits alle wesentlichen Angaben enthalten, sollte andererseits aber mit Informationen auch nicht zu überladen sein. Am Ende geht es darum, einen Text zu verfassen, der genau die Kandidaten anspricht, die Sie erreichen wollen.
Phase 3: Stellenausschreibung veröffentlichen
In dieser Phase gilt es, Ihr Jobangebot zu veröffentlichen. Abgestimmt auf Ihre Zielgruppe, stehen dafür verschiedene Kanäle zur Auswahl. So können Sie die Stelle zum Beispiel auf Ihrer Karriereseite, in Jobbörsen oder in den sozialen Medien ausschreiben. Auch Jobmessen oder Firmenevents können eine gute Lösung sein, um potenzielle Kandidaten zu finden. Außerdem lohnt sich immer ein Blick in Ihren Talent-Pool.
Phase 4: Bewerbungen sichten
Haben Ihre Recruiting-Maßnahmen Erfolge gezeigt und viele Kandidaten erreicht, steht in dieser Phase vom Recruiting-Prozess die Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen im Vordergrund. Dabei schauen Sie sich die Unterlagen an und nehmen eine erste Auswahl vor. Dieser Schritt wird auch als Screening bezeichnet.
Bewerber, die geeignet erscheinen, kommen in die nächste Runde. Andere Bewerbungen, die Sie momentan nicht berücksichtigen können, werden aussortiert.
Bevor Sie endgültige Absagen verschicken, sollten Sie aber immer abwägen, ob es nicht sinnvoll wäre, diesen Kandidaten eine Aufnahme in Ihren Bewerberpool anzubieten. Möglicherweise können Sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückkommen und erleichtern sich dadurch den Recruiting-Prozess.
Phase 5: Bewerber auswählen
Die vielversprechendsten Bewerber laden Sie nun zum persönlichen Kennenlernen ein. Je nach Position kann die Entscheidung schon nach einem Vorstellungsgespräch fallen. Möglich ist aber auch, dass Sie mindestens zwei Gespräche führen oder einige Bewerber zum Probearbeiten einladen.
Ist die Anzahl an Bewerbern sehr groß, kann ein Einstellungstest oder ein Assessment-Center dabei helfen, die besten Kandidaten herauszufiltern.
Phase 6: Mitarbeiter einstellen
Der Bewerber, der Sie als optimale Besetzung für die freie Stelle überzeugt hat, bekommt die Zusage. Manchmal werden an dieser Stelle Verhandlungen über das Gehalt, die Arbeitszeiten und andere Aspekte des Arbeitsverhältnisses geführt. Solche Vertragshandlungen sind ebenfalls Bestandteil des Recruiting-Prozesses.
Sind sich beide Seiten einig, kann der Arbeitsvertrag unterschrieben werden. Damit ist der neue Mitarbeiter eingestellt.
Phase 7: Mitarbeiter eingliedern
Obwohl Sie einen neuen Mitarbeiter gefunden und eingestellt haben, ist der Recruiting-Prozess noch nicht ganz abgeschlossen. Damit sich das neue Teammitglied an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt und sich gut eingliedern kann, spielt die Einarbeitungsphase eine wesentliche Rolle.
Es ist sehr wichtig, dass Sie für einen guten Start sorgen.
Denn damit stellen Sie die Weichen für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit. Verläuft der Einstieg holprig oder werden die Erwartungen des neuen Mitarbeiters enttäuscht, kündigt er womöglich noch in der Probezeit. Für Sie würde das bedeuten, dass Sie den gesamten Recruiting-Prozess noch einmal von vorne durchlaufen müssen.
Welche Phasen hat ein interner Recruiting-Prozess?
Manchmal ist die bessere Lösung, eine freie Position mit einem schon vorhandenen Mitarbeiter zu besetzen, statt einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Geht es zum Beispiel um eine Führungsposition oder eine Stelle, die spezielles Fachwissen erfordert, kann der Recruiting-Prozess sehr langwierig sein. Haben Sie in Ihren Reihen jemanden, der die Position sofort oder nach einer entsprechenden Weiterbildung ausfüllen könnte, kommen Sie vielleicht deutlich schneller ans Ziel.
Ganz um den Recruiting-Prozess kommen Sie zwar trotzdem nicht herum. Denn für die bisherige Stelle des Mitarbeiters muss meist ein Ersatz gefunden werden.
Trotzdem bietet die interne Personalbeschaffung Vorteile. So wissen Sie zum einen, was Ihr Mitarbeiter kann und wie er arbeitet. Zum anderen kennen sich beide Seiten, sodass die Einarbeitung unkompliziert verläuft. Außerdem stärkt es die Mitarbeiterbindung, wenn Mitarbeiter gezielt gefördert werden und im Unternehmen aufsteigen können.
Auch der interne Recruiting-Prozess gliedert sich in mehrere Phasen.
Sie unterscheiden sich aber ein wenig von den Phasen bei einem externen Recruiting-Prozess:
Phase 1: Anforderungen definieren
Genau wie beim externen Recruiting-Prozess muss auch bei der internen Personalbeschaffung ein Anforderungsprofil erstellt werden. Möglicherweise haben Sie bereits einen Mitarbeiter im Blick, der für die Position infrage kommt. Vielleicht können Ihnen auch die Kollegen aus der entsprechenden Fachabteilung geeignete Kandidaten vorschlagen. Andernfalls brauchen Sie ein präzises Stellen- und Anforderungsprofil, damit Sie auf die Suche gehen können.
Phase 2: Stelle intern ausschreiben
Beim internen Recruiting-Prozess ist es nicht notwendig, das Jobangebot über verschiedene Kanäle zu verbreiten. Es genügt, wenn Sie die Stelle im firmeneigenen Intranet, über einen Newsletter, in einer Mailingliste oder durch einen Aushang am schwarzen Brett ausschreiben.
Der Vorteil dabei ist, dass sowohl der Aufwand als auch die Kosten überschaubar bleiben. Außerdem erhalten Sie nur Bewerbungen von Kandidaten, die bereits Teil der Unternehmensfamilie sind.
Phase 3: Maßnahmen zur Personalentwicklung einleiten
Möchten Sie Stellen aus Ihren eigenen Reihen heraus rekrutieren, muss sichergestellt sein, dass der jeweilige Mitarbeiter über die notwendigen Qualifikationen verfügt und auf seine neue Rolle vorbereitet ist. Im Rahmen der Personalentwicklung sollten Sie deshalb die notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen bereitstellen.
Sprechen Sie dazu mit dem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten ab, welche Förderung benötigt wird. Anschließend erstellen Sie gemeinsam einen Plan, wie die vereinbarten Entwicklungsziele erreicht werden sollen.
Phase 4: Mitarbeiter versetzen
Schreiben Sie eine Stelle intern aus, handelt es sich um einen klassischen Recruiting-Prozess. Nur findet dieser eben innerhalb und nicht außerhalb des Unternehmens statt.
Eine andere Möglichkeit ist die Versetzung von Mitarbeitern. Diese Maßnahme kann helfen, sehr kurzfristig Personallücken zu schließen. Anders als bei der Personalentwicklung erfolgt keine weitere Qualifizierung des Mitarbeiters. Vielmehr kann er direkt am neuen Arbeitsplatz eingesetzt werden, weil er schon alle Voraussetzungen mitbringt.
Doch bevor Sie einen Mitarbeiter kurzerhand versetzen, sollten Sie diesen Schritt mit ihm besprechen. Andernfalls fühlt sich Ihr Mitarbeiter womöglich übergangen, was sich negativ auf seine Motivation auswirken kann.
Wie lässt sich der Recruiting-Prozess optimieren?
Im Normalfall erstreckt sich ein Recruiting-Prozess über mehrere Wochen. Dabei wirken sich verschiedene Faktoren auf die Länge aus. Die Position als solche, die Anforderungen, die mit der Stelle einhergehen, die verwendeten Recruiting-Kanäle, der Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens oder Ihr Image als Arbeitgeber gehören zu diesen Faktoren.
Generell sollte Ihr Ziel sein, den Recruiting-Prozess so kurz wie möglich zu halten. Denn je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher fallen die Opportunitätskosten aus. Je effizienter Ihr Recruiting-Prozess ausgestaltet ist, desto schneller gelingt es, die richtigen Mitarbeiter für freie Stellen zu finden. Klar definierte Strukturen und Abläufe, die ineinander greifen, helfen sowohl Ihnen als auch Bewerbern.
Die Gliederung in einzelne Phasen macht es einfacher, die Schritte im Recruiting-Prozess zu erkennen, die weiter optimiert werden können.
Dazu möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps an die Hand geben:
1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe.
Nicht jede Recruiting-Maßnahme eignet sich für jedes Unternehmen und jede Position. Für eine erfolgreiche Personalsuche müssen Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist und wie Sie diese am besten erreichen. Auf dieser Basis können Sie die richtigen Kanäle auswählen.
Suchen Sie zum Beispiel Azubis, werden Stellenanzeigen in Karrierenetzwerken wenig bringen. Andersherum kommen Sie in den Stellenbörsen von Hochschulen kaum weiter, wenn Sie erfahrene Fach- und Führungskräfte suchen. Stimmen Sie Ihre Recruiting-Strategie also unbedingt auf Ihre Zielgruppe ab.
2. Halten Sie den Recruiting-Prozess einfach.
Sie sollten Ihren Recruiting-Prozess regelmäßig auf den Prüfstand stellen und für alle Phasen überlegen, was verbessert werden kann. Je einfacher die Abläufe sind, desto mehr profitieren alle Beteiligten. Zentrale Fragen dabei sind, was mittlerweile überflüssig ist, wer involviert sein muss und welche Schritte automatisiert werden können.
Ein sehr hilfreiches Instrument ist außerdem der Recruiting-Funnel. Er zeigt auf, an welchen Stellen Sie die meisten Bewerber verlieren. Auch daraus lassen sich Optimierungsmaßnahmen ableiten.
3. Kommunizieren Sie transparent.
Obwohl Sie eine Karriereseite mit Bewerbungsformular eingerichtet haben, erhalten Sie die meisten Bewerbungen per E-Mail? Bewerber überhäufen Sie mit Fragen zum Bewerbungsablauf oder erkundigen sich nach dem Stand der Dinge?
Für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess ist eine offene und verständliche Kommunikation sehr wichtig. Achten Sie darauf, dass Ihre Angaben nachvollziehbar sind und Sie es interessierten Kandidaten so einfach wie möglich machen, sich bei Ihnen zu bewerben.
Außerdem sollten Sie die Zeit im Blick haben. Am besten ist, wenn Sie Bewerber von sich aus über die Fortschritte im Bewerbungsverfahren auf dem Laufenden halten. Eine freundliche und zeitnahe Kommunikation zeugt von Respekt und bleibt Bewerbern in positiver Erinnerung, selbst wenn sie eine Absage erhalten.
4. Schrauben Sie Ihre Erwartungen zurück.
Natürlich möchten Sie die besten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gewinnen. Doch die Suche nach perfekten Kandidaten schränkt die Auswahl massiv ein. Konzentrieren Sie sich deshalb auf die Qualifikationen und Kompetenzen, die die jeweilige Position tatsächlich unbedingt erfordert.
In einem Zeitalter, in dem die Digitalisierung voranschreitet, ständig neue Technologien entwickelt werden und sich die Anforderungen stetig ändern, ist Fachwissen zwar hilfreich. Das Identifizieren mit den Unternehmenswerten und die Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln und Neues dazuzulernen, können aber weit wertvollere Eigenschaften Ihrer Mitarbeiter sein.
5. Gehen Sie mit der Zeit.
Heutige Bewerber wünschen sich einen schnellen und unkomplizierten Bewerbungsprozess. Sie möchten keine aufwändigen Bewerbungsmappen zusammenstellen, sondern ihre Bewerbungen mit wenigen Klicks auf den Weg bringen können. Insofern verwundert es nicht, dass das E-Recruiting zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Eine Studie der Uni Bamberg belegt außerdem, dass immer mehr Bewerber mobile Endgeräte nutzen. Binden Sie deshalb das Mobile Recruiting in Ihren Prozess ein. Dadurch präsentieren Sie sich nicht nur als moderner Arbeitgeber, sondern schaffen zusätzliche Berührungspunkte, die Ihnen zu mehr Bewerbungen verhelfen können.
6. Nutzen Sie digitale Tools.
Digitale Werkzeuge und Softwarelösungen können dabei helfen, den Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten. So gibt es zum Beispiel Tools, mit denen Sie Ihre Stellenanzeigen automatisiert auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen können, ohne jede Webseite auswählen und einzeln ansteuern zu müssen.
Andere Technologien durchforsten Karrierenetzwerke und Datenbanken mit Lebensläufen, um die Kandidaten aufzuspüren, die zu Ihren Anforderungen passen. Ein Bewerbermanagementsystem wiederum ermöglicht, alle eingegangenen Bewerbungen nach bestimmten Kriterien zu filtern und zentral zu verwalten. Gleichzeitig können Sie das System für die Kommunikation mit Bewerbern nutzen.
